Att skicka iväg ett jobbmejl på kvällen kan kännas skönt, men vad gör det med mottagaren?
– Någons digitala arbetsstrategi kan bli någon annans arbetsmiljö, säger Kristina Palm, professor i arbetsvetenskap vid Karlstads universitet.
Hon har, tillsammans med sina kollegor, undersökt hur både anställda och chefer använder digital teknik för att hantera gränsen mellan arbetsliv och privatliv.
Det har visat sig att människor har olika önskningar och möjligheter att upprätthålla gränser kring det digitala.
Kristina Palm säger att många universitet skulle kunna jobba mer kollektivt kring digitala gränssättningar.
– Med hybridarbete blir det ännu mer extremt. Hur är vi tillgängliga, och ska vi försöka undvika kontakter på kvällar och helger?
Hon lyfter att det kan vara värdefullt att bestämma gemensamma dagar då hela arbetsgruppen är på plats, att tre sådana dagar i veckan kan bidra till ett bättre samarbetsklimat. Och att yngre kollegor kan ha ett ännu större behov av att träffas fysiskt än äldre och mer rutinerade personer.
Angående det digitala har Kristina Palm själv upplevt skillnader i hur hon hanterar sin mejlbox beroende på vad den innehåller.
– När jag var chef upplevde jag att min mejlbox kunde fyllas av mejl som var ganska tunga. Då var min strategi att platsseparera, jag stannade hellre kvar på jobbet tills jag var klar. Nu när jag inte är chef längre känns det okej att titta på mejl på min privata tid och i min privata sfär.
Digitaliseringen har också fört med sig ökade digitala aggressioner, allt från otrevliga mejl till explicita påtryckningar.
Rebecka Cowen Forssell har länge forskat om nätmobbning och digitala aggressioner vid Malmö universitet. Tillsammans med sina kollegor har hon tagit fram en verktygslåda som ska hjälpa skolor att hantera det.
Den riktar sig till grundskola och gymnasium, men en del av resultaten går att applicera även på universitetslärares vardag. Som exempelvis aggressivt formulerade mejl från studenter eller allmänhet.
– Det finns en subjektiv dimension av vad som uppfattas som otrevligt eller vad som är ett påhopp. Vi betraktar många av de här mejlen som försök till förhandlingar, som exempelvis när det handlar om betyg.
Hon påpekar att det går att framföra mer kontrollerade argument med den asynkrona kommunikation som mejlväxling innebär.
– Man kan också hänvisa till policyer och lagar, använda ett språk som passar ens syfte och på olika sätt positionera sig i mejlen. v
Samtidigt kan andra bitar gå förlorade.
– Det som försvinner med en ansiktslös kommunikation är att det i brist på exponering för fysiska koder som kroppsspråk och ansiktsuttryck, blir svårare att utveckla känslor av empati för den andra. Utan tillgång till den informationen blir det även svårare att rätta till misstag och missförstånd, och ställa rätt följdfrågor.
Studierna visar att många undviker att tala om digitala aggressioner av rädsla för att verka svaga. Juniora lärare är mest utsatta, medan erfarna ofta är tryggare i sin roll.
– Många lärare lämnas ganska ensamma i att hantera det här. Det ska egentligen hanteras på organisatorisk nivå, med policyer, rutiner och samsyn, säger Rebecka Cowen Forsell.
Hantera digitala aggressioner
Börja kartlägga problemet på arbetsplatsen. Inkludera både svåra händelser och de lågintensiva som över tid kan bli en belastning.
Överväg policyer kring digital kommunikation, inklusive användning av sociala medier.
Utveckla rutiner för att hantera ärenden när de uppstår. Det är ofta svårt att agera på ett effektivt och konstruktivt sätt när situationen redan har uppstått.
Källa: Rebecka Cowen Forsell
