– Det är våra egna jurister som i en stickprovskontroll har upptäckt att 8 av 20 avtal har undertecknats av en icke behörig firmatecknare. Och det är avtal av olika typer, det är vanliga avtal men också sekretessavtal, samarbetsavtal och tillägg till avtal. De avtal där det finns pengar med handlar om 2 000 kronor till 30 000 kronor, säger Staffan Sarbäck, universitetsdirektör vid Luleå tekniska universitet, LTU.
2015 var det 50 procent av de avtal som granskades vid en stickprovskontroll vid LTU som hade undertecknats av en obehörig.
– Vi är relativt nya med att jobba med den här typen av verksamhetskontroller. Men vi har lärt oss av det här. En sådan här kontroll är en del av den dagliga verksamheten. I framtiden hoppas jag att vi kan fokusera mer på att granska våra forskningsavtal. Där handlar det ofta om mycket pengar men också om ett åtagande, säger Staffan Sarbäck.
Obehöriga skrev under i Lund
2014 skrev Universitetsläraren om situationen vid Lunds universitet, med avtal som undertecknats av en obehörig. Det hade då visat sig, efter en granskning av internrevisionen av avtal inom bidrags- och uppdragsforskning, att avtal för tiotals miljoner kronor hade undertecknats av fel personer.
”Vi tycker inte att det är acceptabelt”, sa förvaltningschefen Susanne Kristensson då.
I dag berättar Susanne Kristensson att universitetet har arbetat intensivt för att minska antalet avtal underskrivna av obehöriga.
Vad gjorde ni för att förändra situationen?
– Vi har vid flera tillfällen gjort omfattande informationsinsatser om delegationsordningen och även tagit fram en förenklad version av den. Uppföljning av hur avtalen hanteras görs också årsvis på universitetsstyrelsens sammanträde i februari.
Avtal som skrivs under av obehöriga firmatecknare kan ju få juridiska konsekvenser för avtalet. Hur ser du på det?
– Vi ser allvarligt på detta, vilket också är anledningen till att frågan följs av universitetsstyrelsen. Dock har vi ännu inte haft något fall, där vi har velat frånträda ett avtal som undertecknats på fel nivå, säger Susanne Kristensson.
Granskas på olika sätt
Universitetsläraren har också frågat internrevisionen vid några andra universitet hur situationen är där. Vid Karlstads universitet säger man att det fungerar tillfredsställande:
– Jag granskade avtalshanteringen under våren. I två fall hade fel person skrivit på avtal avseende andrahandsuthyrning av lokaler. Orsaken var att delegationsordningen ändrats vilket de som skrev på avtalen inte uppmärksammat, uppger Per Flodman, internrevisionschef.
Vid universiteten i Örebro, Uppsala och Göteborg har internrevisionen inte gjort någon särskild granskning av huruvida avtal har undertecknats av obehörig person.
Liknande är situationen vid Stockholms universitet där Mikael Lundén, chef för internrevisionen svarar följande:
– Nej vi har inte granskat detta specifikt. Dock kommer vi in på frågan i olika granskningar som vi genomför. Ibland granskar vi till exempel att fakturor och utlägg har attesterats. Vi har inte den närmaste tiden planerat att göra någon särskild granskning av om det förekommer obehörig firmateckning.
