Natten till 18 september slutade Göteborgs universitets e-post att fungera.
SULF:s lokala ordförande, Audur Magnusdottir, betecknar mejlhaveriet som en stor katastrof för verksamheten vid Göteborgs universitet.
– Det var ingen som drömde om att det här skulle vara så länge och det kom ju under värsta möjliga tid när personalen redan har en ansträngd arbetssituation på grund av corona. Även om vi kom igång med interna kommunikationsvägar som Teams, så kan det inte ersätta mejl. Och det skapar ytterligare en arbetsbörda för vi måste sätta oss in i alla möjliga andra system, säger hon.
Det har kommit in många reaktioner till Saco-S.
– Vi har fått signaler från medarbetarna om ökad arbetsbelastning och bristande information. Det har också varit ett stort orosmoment att inte alla mejl studsat, så felmeddelande har inte gått ut till alla som skickat till oss. Vi vet helt enkelt vilken information vi förlorat. Ett relaterat problem är att de som haft sina kalendrar knutna till Outlook har förlorat dem också. Efter en månad är det här fruktansvärt frustrerande.
Audur Magnusdottir påpekar att många nu använder sin privata e-post för att kommunicera externt.
– Men vi jobbar ju på en statlig myndighet så samtidigt är många tveksamma att använda Gmail eller Hotmail.
Hur arbetar ni fackligt med frågan?
– Vi tar upp problemen på fakultetsnivå och får information veckovis från rektorsnivån. Vi har en dialog med de andra fackliga organisationerna och vi efterfrågar tillsammans snabba åtgärder på många olika plan och arbetar aktivt för att få till stånd analyser och åtgärder, säger Audur Magnusdottir.
It-chefen berättar vad som hänt
Universitetsläraren frågar Sören Ehrnberg, it-chef vid Göteborgs universitet: Vad hände när mejlen slutade fungera?
– E-postsystemet på Göteborgs universitet består av en mängd olika delar, bland annat lagring och backup-utrustning. Många delar av den utrustningen havererade på samma gång. Det är ett scenario som man inte riktigt kan planera för, eller ens finns på kartan. Det är det värsta jag varit med om, säger Sören Ehrnberg.
Var det en mjukvara som styrde lagringsenheterna som slutade fungera?
– Precis, väldigt hårdvarunära kontrollprogramvara. Men detta är en tidig spekulation, vi har inte lagt fokus på att reda ut exakt hur det gick till utan vi har lagt fokus på att se till att så många e-postkonton som möjligt kommer igång. Det varit spekulationer om hackerattacker, eller att det skulle brunnit, men det stämmer inte.
Hur många hårddiskar är det fråga om?
– Vi pratar om i storleksordningen 180, med det är inte så många som är hårt drabbade. Det finns många hårddiskar som inte blev otillgängliga.
Låg backupen också på de hårddiskarna som slutade fungera?
– Ja, eftersom det var många hårddiskar så fanns det även en del som hanterade backuplösningen.
Ni hade ingen bandbackup?
– Vad jag vet så är det få som använder traditionell bandbackup nuförtiden, säger Sören Ehrnberg.
Ni höll på att flytta mejlen till ”molnet” Microsoft Office 365. Har detta något samband med haveriet?
– Vår plan var att göra flytten under våren. Men så kom corona och av försiktighet sköt vi upp flytten. Hade vi kunnat förutse det som hände kunde vi till exempel ha forcerat molnflytten.
Hur många blev av med mejlen?
– Vi har en bit över 12 000 e-postkonton. Från början var alla konton drabbade, men första helgen kunde vi låsa upp hälften. Nu har vi återvunnit drygt hälften av återstoden, och det återstår uppskattningsvis 1 500 konton.
Varför går det så långsamt att återställa mejlen?
– Det handlar om att balansera å ena sidan funktionen att kunna skicka och ta emot e-post och å andra sidan att inte äventyra att någon lagrad data, som gammal e-post, försvinner. Vi har medarbetare som säger ”Jag struntar i all historik, jag måste kunna skicka och ta emot mejl, jag väntar på något viktigt”. Och andra säger ”Jag har mitt liv där. Jag bryr mig inte om att ta emot och skicka, jag vill bara veta att materialet finns kvar”. Att balansera de två gör att takten går ner.
Hur gör ni för att återvinna mejlen?
– För många konton krävs det att vi hämtar e-post, historik, kalender, och så vidare i slutanvändarens dator. Det kräver kontakt med varje användare och själva processen tar tid. Sedan lägger vi upp varje konto ett och ett i molnet. Det är ju tyvärr tidsödande handpåläggning.
När kan e-posten vid GU börja fungera som förut?
– Det är svårt att spekulera i. Den är avhängigt om vi kan skala upp resurserna som hjälper till, och om vi kan få del av den grundinformation som fanns i hårddiskarna som slutat fungera och återanvända den, då skulle det gå mycket fortare, säger Sören Ehrnberg.
Reser principiella frågor för lärosätena
It-chefen vid Umeå universitet, Sören Berglund, kommenterar:
– Om jag förstått rätt så är felet som uppstod på GU ett fel som ingen it-chef kunnat gardera sig mot. Jag tror de hade maximal otur, säger han.
Men Sören Berglund menar att händelsen reser principiella frågor om e-posthanteringen.
– Vi är helt beroende av e-posten på lärosätena. Det är det som gör att det blir mycket besvärligt för många människor när man inte kan skicka och ta emot e-post när man vill. Vi it-chefer brukar prata om att man ska se till att ha redundans, säkra upp och att ha alternativ.
Sören Berglund anser att det är en fråga att ställa till lärosätenas ledningar.
– Varför är vi så beroende av e-posten och använder vi e-posten på rätt sätt? Har vi reservrutiner? Har vi tänkt på att vi kan arbeta på andra sätt, jobba mer med samarbetsverktyg och lagra/distribuera data med andra hjälpmedel?
Han påpekar att mejlhaveriet också reser frågor om datalagring i allmänhet och menar att en lagring ”i molnet” ofta är säkrare än lagring på lärosätenas egna servrar.
– I princip alla lärosäten i Sverige håller på att gå över till Office 365, och då blir vi av med de lokala installationerna av e-post, och får dem i ett modernt system som hanterar e-post säkrare än vad vi kan göra själva, säger Sören Berglund.
Internrevisionen vid Göteborgs universitet har fått i uppdrag att utreda händelsen med hjälp av externa experter.
