– Skillnaden mellan distansmöten och fysiska möten är otroligt överdriven i vissa distansmöteskulturer, och när man överdriver skillnaden skapar man den, säger Jens Edlund.
På med ljud och bild
Sätt på mikrofonerna, uppmanar han. Kamerorna likaså. Vi störs inte av mindre bakgrundsljud när vi sitter i samma fysiska rum utan anpassar oss till dem – det kan vi göra digitalt också, menar han. Vi höjer rösten något om bakgrundsljuden ökar, pausar talet om de kräver det. Stäng bara av mikrofonen som sista åtgärd.
– Det är mycket mer störande för mötet att någon pratar men har glömt att sätta på mikrofonen än att man börjar prata i mun på varandra, för det gör man också i vanliga samtal.
Att trycka på en ”räcka upp handen”-knapp i stället för att gestikulera att man vill ha ordet, eller skriva sin fråga i en chatt i stället för att rakt ut säga att man undrar något, menar Jens Edlund också är att krångla till det.
– Blir vi tillsagda att göra speciella åtgärder får det en att tänka att man behöver bete sig annorlunda, men det mesta funkar faktiskt ganska likt ett möte på plats.
Tänk att ni är i samma rum
Storleken på mötet spelar så klart roll i alla hans råd. Men grundprincipen är enligt Jens Edlund densamma: gör som ni skulle gjort om alla var i samma rum. Skulle det vara mest effektivt att en person fördelar ordet eller samlar upp alla frågor till slutet, gör då det också i det digitala mötets form. Låt annars ordet vara fritt utifrån dagordningen.
– Forskning visar att på möten med upp till sju personer funkar det väldigt bra att ha en öppen form och att kontroll kostar mer än det smakar, säger Jens Edlund.
Påslagna mikrofoner och kameror hjälper samtalet genom all den kommunikation vi gör med våra kroppar och röster. Jens Edlund forskar bland annat på ögonkontaktens betydelsefulla roll. Att webbkamerorna ofta sitter så att blicken i ett digitalt mötesrum träffar lite fel gör inget, menar han.
– Jag upplever att hjärnan filtrerar bort det när vi vet att vi blir tittade på.
Sök ögonkontakt när det går
Han propsar på gallerivy i digitala mötesrum, så att man alltid ser alla de andra deltagarna. Vid en större mängd deltagare kanske inte den som talar kan uppleva ögonkontakten, men hen har möjlighet att se om folk tittar bort och tänker efter, eller tar anteckningar, och kan då ta en talpaus om det verkar behövas.
– Det är adapteringar som vi alltid gör i samtal, det är därför talad kommunikation funkar ganska robust. Det är också motigt att prata med någon som är helt tyst eller att tala till en svart vägg. Om vi inte får någon återkoppling vet vi inte om vi blir förstådda.
Fixa däremot i programvarans inställningar så att du slipper se din egen bild i rummet, annars blir du bara onödigt självmedveten. För de andra deltagarnas skull, använd inte en filterbild som bakgrund för de är ännu inte tillräckligt bra och flimret i bilden stör, menar Jens Edlund.
Varning för hybridmöten
Vill man ha kameran avstängd för att inte visa vad man gör under mötet, menar han att det man gör nog inte passar sig på mötet.
– Om mötesformen tillåter att du stickar, tittar ut genom fönstret eller svarar på mejl samtidigt så är det helt okej, oavsett om mötet är digitalt eller fysiskt. Och om du somnar är det nog bra att jag som talare ser det.
Jens Edlund varnar för hybridmöten. Baserat på forskning om gruppbeteenden menar han att hybridmötet skapar skillnader mellan de som sitter tillsammans och de som deltar digitalt, och att detta gör det svårare att komma överens. Då är det bättre att alla deltar i ett digitalt mötesrum bakom varsin skärm, menar han.
– Mötet blir lite sämre för vissa, men alla har då samma förutsättningar.
