Staten har ambitioner att rationalisera verksamheten vid statliga myndigheter genom att centralisera administration till Statens servicecenter, SSC. Men när Lunds universitet 2018 anslöts till SSC:s lönehantering ledde det till ökad stress och ökade kostnader.
Universitetsläraren har fått ta del av ett antal anonymiserade incidentrapporter för arbetsmiljön som vittnar om stor förtvivlan och även arbetsskador hos enskilda personer.
I incidentrapporterna rapporterar medarbetarna om ökad press och stress, depression och sjukskrivning på grund av det illa fungerande lönesystemet.
Systemet är långsamt, loggar ur snabbt och inloggning måste göras upprepade gånger. Supporten är svår att nå, är inte specialiserad på lönesystemet och ger olika svar från gång till gång.
– Det är förstås enskilda medarbetare som tycker det, men jag skulle tro att de är representativa för många människor. Vi har hört mycket om frustrationen över Statens servicecentrums lönesystem, säger Adam Brenthel, Saco-S-rådets ordförande vid Lunds universitet.
Ledningen dömer ut systemet
Lönesystemet berör all personal vid universitetet som ska använda det för att rapportera underlag för löner och för att exempelvis göra semesteransökningar.
– Ett sådant här stort projekt som berör samtlig personal har nog aldrig hänt tidigare. Det är ett gigantiskt projekt som vi genomfört och lyckats komma i hamn med och där samtliga löner betalades i rätt tid. Jag vet att andra myndigheter hade väldiga problem, kommenterar Birgitta Carlsson som varit operativ kontaktperson mellan universitetet och SSC.
Lunds universitets ledning dömer ut lönesystemet. I ett remissvar på regeringens förslag att göra det obligatoriskt för en rad lärosäten och andra myndigheter att använda fler av SSC:s tjänster skriver universitetet:
”Lunds universitet anslöts under 2018 till SSC:s lönetjänster, och kan konstatera att erfarenheterna från det tyvärr liknar de som andra anslutna myndigheter har av SSC. I Riksrevisionens rapport om SSC (RiR 2016:19) framgår att många myndigheter inte anser att effektiviteten har ökat. När stordriften inom SSC inte passar for de lokala behoven måste man tillföra lokala resurser, med dubbelarbete och fördyring som följd. Lunds universitets erfarenhet är densamma, samt att leveranser och beställningar tar mycket längre tid och med en försämrad kvalitet i leveranserna då kunskap och förståelse för verksamhetsbehovet saknas.”
Följdriktigt avstyrker Lunds universitet bestämt från att utöka anslutningen till Statens servicecenter. Universitetet anser att förslaget väsentligen saknar kvalitets- och effektivitetsvinster utan kommer att leda till ökade kostnader för universitetet och riskera att skada lärosätets möjligheter att utvecklas mot större kostnadseffektivitet.
Vidare menar universitetet att en stor del av de arbetsuppgifter som förslaget vill skapa utgör dubbelarbete och/eller redan är på väg att automatiseras bort.
Drabbar många yrkesgrupper
Så långt remissvaret från Lunds universitet.
Det redan införda lönesystemet har drabbat en lång rad yrkesgrupper vid lärosätet.
– Det gäller ekonomer, administratörer och personalare. Förutom svårigheten att hantera systemet blir en effekt att de får mindre tillgång till information som man tidigare hade lokalt. Och chefer som har personalansvar kan ibland få svårt att få hela bilden av arbetsplatsen. Vid Lunds universitet är det många hundra personer som jobbar med de här frågorna, säger Adam Brenthel.
Vad får det här för konsekvenser för verksamheten?
– Ambitionen var att centraliseringen av lönehanteringen skulle vara en kostnadseffektivisering för staten. Men effekten för den enskilda myndigheten är ju ökade kostnader eftersom man har behövt rekrytera för att utföra funktioner som borde hanteras av Statens servicecenter. Ur det statliga perspektivet är frågan vad som är vunnet. Lokalt ser vi att de totala kostnaderna har ökat i stället för att minska.
Vilka blir konsekvenserna för den enskilde medarbetaren?
– Administrationen runt om på universitetet är i mångt och mycket hårt belastad. Det är anställda som redan tidigare hade en stor börda och i vissa fall är det här droppen som fått bägaren att rinna över på ett individplan.
Adam Brenthel konstaterar att för den enskilde är det en katastrof att bli utbränd och gå in i väggen.
– Om folk far illa och blir sjukskrivna är det väldigt påtagligt att införandet av ett illa fungerande datasystem har höga kostnader för våra medlemmar, säger Adam Brenthel.
SSC ”tar till sig feedback”
Statens servicecenter bemöter kritiken via mejl:
– Vi på Statens servicecenter jobbar med kunddriven tjänsteutveckling. Vi tar till oss både positiv och negativ feedback från våra kundmyndigheter för att leverera bästa möjliga tjänst till våra kunder, svarar Mattias Åsander, divisionschef på Statens servicecenter.
Universitetsläraren har sökt Lunds universitet för kommentarer.
