Minska den administrativa bördan för akademisk personal

Resultaten av studien, som presenterades i en rapport hösten 2025, var oroväckande. Nedan ges en översikt över resultaten samt förslag till möjliga organisatoriska förändringar för att främja en bättre och effektivare arbetsmiljö för forskning och undervisning.

Majoriteten av deltagarna uppgav att deras administrativa arbetsbelastning har ökat markant under de senaste två åren. Orsakerna som nämndes var bland annat införandet av flera olika digitala plattformar som måste hanteras i arbetet, minskat stöd samt en allmän trend inom organisationen att flytta administrativa uppgifter från kvalificerad stödpersonal till forskande och undervisande personal.

”I många fall är tiden för de administrativa arbetsuppgifter som ska utföras inte inräknad i de formella arbetsplanerna, vilket får till följd att det utförda men odokumenterade arbetet osynliggörs.”

I många fall är tiden för de administrativa arbetsuppgifter som ska utföras inte inräknad i de formella arbetsplanerna, vilket får till följd att det utförda men odokumenterade arbetet osynliggörs. Flertalet av respondenterna rapporterade att de inte tilldelades tillräckligt med tid i sina arbetsscheman för att hinna utföra merarbetet, och många konstaterade att de fick liten eller ingen ersättning för det. Tillfredsställelsen med dessa arbetsförhållanden var genomgående låg, och flera respondenter anmärkte att arbetet hade inverkan på deras privatliv. Många angav att de saknade kvalifikationer för att hantera den variation och komplexitet av administrativa uppgifter de måste utföra, och att deras roll i genomförandet ofta var otydlig.

Respondenterna noterade också att de administrativa kraven ofta påkallar skyndsam handläggning, vilket stör det oavbrutna fokus som är nödvändigt för forskning och undervisningsförberedelser.

Ett återkommande tema i svaren var en vädjan om tydliga riktlinjer, effektivare rutiner, bättre digitala verktyg och plattformar, mer tilldelad tid för nödvändigt administrativt arbete och ett återförande av en del av administrationen till kvalificerad stödpersonal. Ett annat mönster var en allmän uppfattning att det skulle behövas en återgång till en mer decentraliserad modell för hanteringen av administrativa funktioner, med stöd direkt kopplat till institutionens eller enhetens kärnverksamheter.

En betydande andel av respondenterna angav även att universitetets sätt att implementera nya digitala verktyg överlag varit undermåligt. Några verktyg ansågs ha en viss begränsad nytta, medan andra betraktades som rena hinder för produktivitet. En övervägande andel respondenter ansåg att de många nyligen införda verktygen antingen var onödiga eller direkt kontraproduktiva för akademiskt arbete.

Eftersom de ovannämnda problemen gäller hela universitetet faller det på universitetsledningen att vidta åtgärder. Den administrativa bördan för akademisk personal behöver minskas och rationaliseras och administrativa processer måste göras effektivare. SULF Uppsala uppmuntrar Uppsala universitet att:

1. initiera en grundlig kartläggning och granskning av fördelningen av administrativa uppgifter mellan kärn- och stödverksamhet med syfte att identifiera återkommande, specialiserade, administrativa uppgifter som kan och bör hanteras av kvalificerad stödpersonal direkt kopplad till den institution eller enhet där undervisning och forskning bedrivs. Detta skulle kunna genomföras på fakultets- och områdeskanslierna med hjälp av institutionsledningarna och under fakultets- och områdesnämndernas tillsyn;
2. kritiskt utvärdera implementeringen av digitala plattformar och applikationer med hänsyn till funktionalitet för användarna. Funktionerna behöver stramas upp och integreras i ett ändamålsenligt system, så att att verktygen faktiskt sparar tid snarare än ödslar den.För att säkerställa att så blir fallet bör de tilltänkta användarnas återkoppling styra valet och utformningen av nya plattformar och verktyg innan dessa lanseras och implementeras brett (se punkt v);
3. formellt fastställa den tid som behövs för administrativa uppgifter i individuella arbetsscheman och ange motsvarande ersättning. När mycket omfattande administrativa uppgifter förekommer, bör arbetsbelastningen inom undervisning och studenthandledning, liksom produktivitetskraven inom forskning, anpassas för att främja ett hållbart arbetsliv.
4. erbjuda genomtänkta och dedikerade utbildningsprogram i administrativa processer samt tillämpning av digitala plattformar och applikationer anpassade till olika administrativa rollers och funktioners specifika behov. Dessa program ska vara lätttillgängliga och bör uppdateras kontinuerligt för att harmonisera med förändringar i systemet och anpassade till revideringar i riktlinjerna för arbetsgången;
5. konsultera representanter för undervisnings- och forskningspersonal i arbetet med att utveckla och utvärdera universitetets administrativa system, så att procedurer och regelverk speglar kärnverksamhetens praktik. Detta bör ske på ett sätt som inte förvärrar den administrativa bördan ytterligare.
   
   

Genom att ta rapportens farhågor på allvar kan universitetsledningen stärka banden mellan kärn- och stödverksamheten och bidra till en miljö där den senare inte uppfattas som ett hinder för, utan som en viktig del i, Uppsala universitets uttalade strävan att verka för högkvalitativ forskning och utbildning.

För SULF Uppsala:

Sharon Rider

Maria Kopsida

Fotnot: För att ta del av rapporten, kontakta styrelsen för SULF Uppsala.