– Det är skattepengar som vi fattar beslut om och vi måste kunna visa att vi använder pengarna på rätt sätt. Därför är det så viktigt att de som fattar besluten också är behöriga.
Anneli Carlsson är adjunkt i handelsrätt och studierektor för institutionen för handelsrätt vid Ekonomihögskolan vid Lunds universitet.
– Att se till att behöriga personer fattar besluten är en fråga om rättssäkerhet. Som en del av en skattefinansierad statlig verksamhet ska vi vara transparenta och dessutom behandla alla lika, säger hon
Kan godkänna i efterhand
Anneli Carlsson är jurist och har sysslat mycket med frågor om behörighet, och hon använder begreppen behöriga och obehöriga för att skilja på vem som har rätt att underteckna ett avtal.
– Är det en obehörig person som har undertecknat ett avtal så är avtalet inte giltigt. Svårare än så är egentligen inte juridiken. Sedan kan naturligtvis en behörig person godkänna ett avtal i efterhand, om den som först undertecknat är obehörig. Det är så man kan se till att ogiltiga avtal blir giltiga, men då kan det ha uppkommit andra problem på vägen.
Anneli Carlsson pekar på att den som är obehörig kanske inte är den bäst lämpade att förhandla fram avtalet, och att resultatet troligen hade blivit bättre om en behörig person förhandlat och undertecknat avtalet från början.
– Man har ju ansetts behörig av en orsak.
Hon understryker också att jävsrisken ökar om obehöriga personer förhandlar fram avtal och undertecknar dessa.
– Dessa obehöriga personer kan ju exempelvis ha personkopplingar som ingen inom myndigheten är medveten om.
Tydlig delegationsordning
En arbetsordning som innehåller en tydlig delegationsordning är enligt Anneli Carlsson den bästa metoden för att undvika att obehöriga personer undertecknar avtal.
– Där ska anges vilka personer som får underteckna avtal, och vad dessa avtal får innehålla och till vilka beloppsgränser. Regelverket ska vara tydligt och man måste följa upp att det efterlevs.
Sedan är det också viktigt, enligt Anneli Carlsson, att ha en ständigt levande diskussion kring de här frågorna. Hon pekar även på att ett ytterligare problem med obehöriga avtalsundertecknare kan vara att denne kanske avtalar bort rättigheter som egentligen tillhör någon annan eller som finns reglerade i lagstiftningen.
– Det kan exempelvis handla om doktoranders rättigheter till det egna materialet som ju inte får försvinna i ett avtal med ett externt företag. Eller att avtalet inte tar hänsyn till offentlighetslagstiftningen. Alla risker för sådant ökar med obehöriga personer som undertecknar avtal, eftersom dessa personer och deras kompetenser inte är bedömda och transparenta.
Internkontrollen viktig
Slutligen pekar Anneli Carlsson på några förutsättningar som är viktiga för att avtal ska bli så bra som möjligt: Vid sidan om arbetsordning och delegationsordning är det internkontroll, en internrevision som fungerar väl, rätt behörighet på dem som sluter avtal, ett tydligt ledarskap och transparenta beslut.
– Sedan ska vi framför allt ha en miljö och en kultur på arbetsplatsen som gör att anställda vågar säga ifrån när de misstänker att något är fel, säger Anneli Carlsson.
