En koncentrerad promenad från Trollhättans centralstation ligger Högskolan Väst. Budskapet ”Tillsammans förändrar vi”, möter besökare innanför huvudentrén. Så här några få dagar in på den första veckan av höstterminen är det kanske mer passande än någonsin. Förändringen är påtaglig inte bara för nya studenter utan också – eller kanske främst – för anställda. Om några veckor ska ytterligare en del av lokalerna stå färdig, ombyggd till flexibla kontorsplatser. Institutionerna för hälso- respektive ingenjörsvetenskap, tillsammans med förvaltning och bibliotek, ska flytta in. Förändringen är en del i en längre följetong, beskriver Tobias Arvemo, ordförande för SULF och Saco-S vid Högskolan Väst.
Som verksam på institutionen för ekonomi och it, var planen att han och hans kollegor också skulle flytta in i flexibla kontor så småningom. Men den delen av ombyggnationen är lagd på is och Tobias Arvemo sitter kvar i eget rum.
– Så jag är inte drabbad, säger han.
Halvt på skämt, halvt på allvar.
Högskolan Väst har ekonomiska bekymmer. Så sent som i våras sades 29 anställda upp eftersom runt 40 miljoner kronor behövde sparas, vilket Universitetsläraren har skrivit om tidigare.
– Som det är nu är det väl snarare läge att lägga varenda krona vi får över på undervisning och forskning snarare än på att renovera lokaler, säger Tobias Arvemo.
En som däremot är ”drabbad”, det vill säga ska flytta in i flexkontor, är Christina Karlsson, adjunkt i omvårdnad och vice ordförande i lokala SULF och Saco-S. De här första veckorna på terminen blir extra kaotiska just eftersom hälften av de nya lokalerna inte är färdiga, säger hon. De tillfälliga utrymmen som hon och hennes kollegor suttit i fram tills nyligen har tömts på möbler, eftersom de ska flyttas över till de nyrenoverade kontorsytorna. Nu samsas man om de flexkontor som är färdigställda sedan tidigare med de medarbetare som egentligen ska sitta där.
– Vi får bara gilla läget utifrån hur situationen är. Under den här mellanperioden har det varit ganska stora problem, med en känsla av hemlöshet, säger hon.
Det som facket har fått till sig genom processen är att det finns en oro bland de anställda när det gäller flexkontoren. Att inte ha en egen plats kommer förmodligen fungera bra för många. För andra, framför allt forskare och universitetslärare, kommer det inte passa lika bra.
Christina Karlsson är ändå försiktigt positiv och poängterar att det är välkommet med nyrenoverat. Förhoppningsvis blir man inte alltför trångbodda, tror hon.
– Orosmomentet blir snarare behovet av att kunna koncentrera sig. Jag själv klarar inte det i en stor sal med en massa andra. Och jag vill till exempel inte examinera inför alla andra. För studenternas skull är det inte schysst att andra ska se och höra vad jag säger. Visserligen har man hörlurar på sig men ändå.
De båda fackligt förtroendevalda leder vägen genom korridoren i de nya flexlokalerna. Christina Karlsson lutar sig mot en radda personliga skåp, som också verkar kunna fungera som arbetsbord. Susanna Höglund Arveklev och Frida Sjöberg, samtalar vid ena kortsidan. De flesta skåp är tomma för tillfället. Men snart ska medarbetarna få sitt eget numrerade skåp att förvara arbetsmaterial och personliga saker i.
Både Christina Karlsson och Tobias Arvemo betonar att det inte pågår någon strid med arbetsgivaren. Bland personalen har man lärt sig att acceptera läget. På sikt kan däremot ingen av dem än så länge riktigt se hur flexibla kontor ska förenas med arbetsgivarens vilja om att man ska vara på jobbet mer. Det kommer snarare bli en ökad grad av distansarbete, säger Tobias Arvemo.
– Som på många andra ställen post pandemi har hemarbetet ökat. Folk har upptäckt det, själv tjänar jag två timmar och tjugo minuter i restid om jag jobbar hemifrån. Nu har man börjat prata om att man vill ha tillbaka folk till jobbet igen. Att då göra en sådan här ombyggnation känns inte som det smartaste.
Enligt Rickard Norén, biträdande högskoledirektör vid Högskolan Väst, har man en tanke om ett mer levande campus i framtiden. Med mer undervisning samt fler anställda och studenter på plats.
– Vi jobbar ganska mycket för att våra miljöer ska vara sköna att hänga i och för att de ska ge energi och ett mervärde helt enkelt. Jag tror vi har uppnått det hittills. Det är roligare att komma in, det är lite mer liv och det är lite ljusare, säger han.
Rickard Norén
Biträdande högskoledirektör vid Högskolan Väst Kent Eng
I nuläget är det däremot inte aktuellt med hårdare regler kring distansarbete, betonar Rickard Norén.
Han beskriver inte den andra etappen av ombyggnationen som lagd på is. Enligt den plan som ligger ska man gå vidare efter att det första steget utvärderats.
– På något sätt och i någon form tror jag att den andra etappen kommer att bli av. Men det går inte att säga exakt när eller hur, säger han.
Rickard Norén påpekar att Högskolan Väst redan har sparat pengar på den förändring som gjorts hittills. Man har kunnat säga upp vissa hyreskontrakt och därför fått en lägre hyra.
– Jag tror att det handlar om ungefär två miljoner per år, säger han.
Aktivitetsbaserat, flex eller clean desk – vad är skillnaden?
Med flexkontor, eller flexibelt kontor, avses att fasta kontorsplatser inte finns. De som jobbar i flexkontor väljer ny plats varje dag.
Ett aktivitetsbaserat kontor är indelat i zoner. Varje zon är avsedd för olika typer av arbetsuppgifter, till exempel för samtal och möten eller för tystnad och koncentration.
Konceptet clean desk, eller clean desk policy, går ut på att den delade arbetsytan ska vara fri från arbetsmaterial och personliga saker efter att den stått tom en viss tid. Till exempel efter arbetsdagens slut.
Vid Mälardalens universitets campus i Västerås byggs det också om för fullt. I en intilliggande byggnad som tidigare hyrdes av annan verksamhet, det så kallade S-huset, ska det bli flexibla arbetsplatser för verksamhetsstödet nästa år. Eventuellt kommer också delar av lärarutbildningen att sitta här. Förändringen kommer definitivt att leda till ökat distansarbete, säger Michaël Le Duc, lektor i företagsekonomi och skyddsombud vid Mälardalens universitet. Tidigare var han också ordförande i lokala SULF-föreningen.
Universitetsläraren har skickat ut frågor om flex- och aktivitetsbaserade kontor till samtliga universitet och högskolor. Bland de 26 lärosäten som svarat anger 12 att man har sådana kontorslösningar i någon del av lokalerna. Några lärosäten svarar att flexkontor kommer att införas i framtiden, bland annat Karolinska institutet och Malmö universitet. Det sistnämnda anger att verksamhetsstödet har aktivitetsbaserade arbetsplatser och att man kommer att införa motsvarande för forskande och undervisande personal i framtiden. Något som Malmö universitet redan har prövat i det så kallade Niagarahuset, som stod klart 2015. Några år senare byggde man om igen eftersom arbetsmiljön ansågs för dålig.
De aktivitetsbaserade lokalerna vid Mälardalens universitet i Eskilstuna stod färdiga precis när pandemin utvecklade sig på allvar. När coronarestriktionerna väl lättade och det var dags att flytta in, hade man vant sig vid distansarbete. Många såg ingen anledning att börja jobba i det flexibla, utan en ordentlig plats och med en variant av en så kallad clean desk policy.
– Det är min tolkning. Människor accepterade läget och började arbeta mer på distans. Samma tankar har man här i Västerås, har jag fått till mig. Man vet inte var man ska ha sina böcker, papper, prydnadssaker eller fotografier på barnen, säger Michaël Le Duc.
I sitt överbelamrade kontor sorterar Eduardo Medina, universitetslektor i sociologi och huvudskyddsombud vid Mälardalens universitet, ned böcker i kartonger. Han går i pension i februari och det är dags att börja packa. Efter snart 15 år som huvudskyddsombud har han varit med under hela processen med flexkontor. Det har varit en enda lång kamp, beskriver han.
Eduardo Medina ser på det som något av en klassfråga. Medarbetarna jobbar hemifrån på olika villkor, säger han.
– Det blir ju det. Den som har råd kan ha ett eget arbetsrum hemma. Vi äldre som inte har barn hemma och som bor rimligare kan ha ett arbetsrum hemma. Det är svårare för den som sitter vid köksbordet och jobbar. Man måste göra i ordning först för att kunna lägga datorn på bordet, säger han.
Eduardo Medina
Huvudskyddsombud vid Mälardalens universitet Mats Erlandsson
Med erfarenhet av hur det blev i Eskilstuna beskriver även Eduardo Medina det som givet att distansarbetet kommer öka efter hösten 2026, när flexkontoren ska stå klara. Utifrån de reaktioner han har fått till sig genom åren är det få som egentligen vill ha det flexibla, uppfattar han.
– De som inte gillar att jobba så, går så klart mindre till jobbet eftersom det går att göra så.
Utanför en av glasdörrarna till hus S i Västerås stannar Carl-Mikael Teglund, doktorand i historiedidaktik och doktorandrepresentant i den lokala SULF-styrelsen, upp. Här äger obehöriga ej tillträde, står det tydligt på en upptejpad skylt. Det är sen eftermiddag och byggnadsarbetarna har gått för dagen.
Doktoranderna vid Mälardalens universitet har försökt lyfta fram en önskan till arbetsgivaren om att få tillgång till ett eget rum där doktorander kan sitta gemensamt, säger Carl-Mikael Teglund.
– Vi tycker faktiskt inte att det är för mycket begärt, men ingen i beslutsfattande position hörsammar vårt önskemål.
Carl-Mikael Teglund
Doktorand, Mälardalens universitet Mats Erlandsson
Det är mitt i första veckan efter semestern på campus i Västerås. Studenterna börjar först nästa vecka och det är betydligt mer folktomt än normalt, säger Lisa Salmonsson, universitetslektor i sociologi och ordförande i SULF vid Mälardalens universitet. Som hon förstått det handlar ombyggnationen om att yteffektivisera. Till viss del åtminstone.
– Det här är en arbetsplats dit många reser. Och läraravtalet gör att man har ganska stor flexibilitet kring var man jobbar, om det inte är så att man undervisar. Dessutom undervisar vi på två olika ställen. Undervisar man i Eskilstuna men har sitt kontor i Västerås, är man kanske inte här alls den veckan.
Lisa Salmonsson beskriver – utifrån utvärderingar som gjorts bland personalen i Eskilstuna – hur olika yrkesgrupper tycker olika om hur det har blivit med flexkontoren. Administrativ personal och till viss del chefer tenderar att vara mer nöjda än de som jobbar med undervisning och forskning.
– Man vill att det ska bli mer behovsanpassat. Undervisande personal har ett större behov av fokusrum. Att kunna rätta och ha papper i högar, säger Lisa Salmonsson.
Personligen är hon positiv till flexkontor.
– Men som facklig företrädare för lektorer och forskare är det ju uppenbart att de behöver kunna stänga om sig. Och att man inte vill behöva ta bort allting varenda dag för att sedan ta fram det igen dagen därpå, säger Lisa Salmonsson.
Redan nu jobbar många på distans ett par dagar i veckan, beskriver hon. Eventuellt kommer distansarbetet öka i takt med att flexkontoren breder ut sig. Men det behöver inte nödvändigtvis bli lika stor förändring i Västerås som i Eskilstuna, tror Lisa Salmonsson.
– Från början skulle Eskilstuna ha öppnat precis när covid slog till. Ingen hade egentligen intagit det som arbetsplats utan det gjordes först efter pandemin. Då hade man lärt sig sitta hemma och det blev extra olyckligt.
Hade de aktivitetsbaserade lokalerna tagits i bruk snabbare hade det gått att anpassa mer vartefter. Nu var steget inte lika långt till att jobba hemifrån när det inte kändes perfekt, säger Lisa Salmonsson.
– Nu har vi bättre förutsättningar att försöka göra det här på ett mer behovsanpassat sätt.
I princip ska alla anställda arbeta i flexibla kontor så småningom, enligt Peter Liljenstolpe, campuschef vid Mälardalens universitet.
– Vi har en campusplan antagen av styrelsen där man har uttalat att tanken är att merparten av arbetsplatserna ska vara flexibla och det tidsfönstret sträcker sig till 2030. Så min kvalificerade gissning är att 2030 kommer i princip alla, eller merparten av, arbetsplatserna vara flexibla, säger han.
Peter Liljenstolpe
Campuschef vid Mälardalens universitet Melina Hägglund
Lokalerna ska ses som en gemensam resurs som ska användas på ett hållbart och ekonomiskt sätt, beskriver han.
– Som nytt universitet har vi varit inne i en ganska expansiv fas med mycket nyanställningar. Om en avdelning eller institution får tre nya forskare är det inte rimligt att man utökar med tre nya tjänsterum om man betänker hur låg nyttjandegrad de redan befintliga arbetsrummen har.
Exakt hur mycket pengar man sparar kan Peter Liljenstolpe inte bedöma.
– Nej, det är omöjligt. Det man kan säga är att vi inte vill dra på oss större kostnader för lokaler. Och eftersom vi vet att det finns rum som inte används är det rimligt att man tillsammans arbetar i de lokaler som finns, säger han.
Just nu ser man över hur Eskilstunas ordningsregler kan anpassas till lokalerna i Västerås. Grundtanken är att personliga arbetsplatser inte ska finnas och att en tom arbetsplats ska kunna användas av vem som helst. Däremot finns det inget hinder för att sitta vid samma skrivbord varje dag. Men en variant av policyn clean desk gäller (se faktaruta på sidan 16). Det går alltså inte att förvara böcker eller annat material där en längre tidsperiod.
– Grundregeln är att man inte gör det över natt, däremot om man använder samma plats en hel arbetsdag kan man naturligtvis lämna sina grejer över hela den dagen, säger Peter Liljenstolpe.
Den som behöver en fast plats av medicinska skäl ska däremot kunna få det, påpekar han.
Tobias Arvemo och Christina Karlsson sjunker ned i varsin blågrå samtalsfåtölj med ljuddämpande väggar. En genomarbetad regelbok är a och o för att det ska fungera med flexkontor, tror de också.
– Vilka regler man sätter för de här miljöerna kommer bli väldigt viktigt för hur det kommer funka. Sedan måste arbetsgivaren vara lyhörd. Fångar vi upp problem får vi göra om reglerna, säger Tobias Arvemo.
Det sämsta med flexkontoren kommer förmodligen bli tillgången på lokaler, tror han.
– Just för fokusarbetet kan det bli en utmaning. Gör man det jobb som kanske inte kräver det där stora fokuset tror jag alltid att man kommer att kunna hitta en plats att vara på.
För stunden tycker Christina Karlsson att ovissheten är det jobbigaste. Det är svårt att planera jobbet när man flyter omkring och inte vet var det går att sitta för dagen. I andra vågskålen ligger samtidigt det bästa med de nya lokalerna. Och väger ganska tungt.
– Nytt och fräscht är skönt! Absolut, säger hon.
Flexkontor på lärosätena
– så ser det ut
Universitetsläraren frågade 35 högskolor och universitet om de har aktivitetsbaserade kontor, och i så fall i vilken omfattning. Av de 26 lärosäten som svarade anger 12 att aktivitetsbaserade lokaler eller flexkontor finns i olika utsträckning.
Högskolan i Halmstad och Uppsala universitet anger att 1 till 2 procent av personalen arbetar i sådana lokaler. För Uppsalas del är det enbart administrativ personal. Chalmers svarar att det gäller 40 procent av verksamhetsstödet.
Vid Mälardalens universitet arbetar 45 procent av all personal i den typen av kontor. Tanken är att samtliga ska göra det omkring 2030. Vid Högskolan Väst är andelen 66 procent av samtlig personal.
Några lärosäten, däribland Malmö universitet och Karolinska institutet, anger att flexlokaler utreds för framtiden.
