Framgångsrecept för en virtuell konferens

I höstas anordnade Universitetskanslersämbetet, UKÄ, Sveriges första stora virtuella konferens – en erfarenhet som blivit än mer eftertraktad med anledning av coronakrisen.
Andrea Amft

UKÄ:s virtuella konferens om högskolepedagogisk utveckling hölls i september 2019 med omkring 500 deltagare.
– Den togs emot med en entusiasm och glädje som jag aldrig hade kunnat föreställa mig. Det är ett paradigmskifte, säger projektledaren Andrea Amft vid UKÄ som också anordnade en uppföljande virtuell konferens i början av mars.

En väl sammansatt och samarbetande projektgrupp banade väg för framgången. I den ingick bland andra Birgitta Hemmingsson vid Mittuniversitetet som är ordförande i Nätverket för it i högre utbildning, ITHU, och Markus Schneider vid Karlstads universitet som är produktägare för e-mötestjänster i Swedish University Computer Network, Sunet.
Nu när de har visat att det går att göra bra virtuella konferenser vill de att fler ska våga satsa på det – och coronakrisen har skapat ett behov.

Gör konferensen interaktiv
Den första frågan en arrangör behöver ställa sig är vad det är man vill ha ut av den virtuella konferensen. Svaret på frågan är grundläggande för designen av den och ledstjärnan som ska ge den mervärde och mening.

Markus Schneider

Utifrån sina erfarenheter menar Markus Schneider att en del av framgångsreceptet är att man ska planera en virtuell konferens så att den blir övervägande interaktiv och att man ska bjuda in till ett medskapande i konferensens övergripande syfte. Dessutom bör man prova olika varianter på upplägg.

Birgitta Hemmingsson poängterar att det är innehållet i konferensen som till störst del skapar intresse för deltagande, och att frågorna som tas upp där därför behöver vara aktuella för målgruppen.

Zoom är ett mötesverktyg som de flesta lärosäten i Sverige har tillgång till, och det är för närvarande den världsledande tekniska plattformen för att genomföra stabila stormöten virtuellt.

Projektgruppen för en virtuell konferens behöver innehålla flera olika kompetenser: ämneskompetens, kompetens i mötesverktyget och designkompetens för att skapa upplägget och den röda tråden i konferensen.
– Det är viktigt att utmana de existerande föreställningarna om formaten på en konferens och fråga sig om de verkligen är de bästa för att uppnå syftet, eller om man kan tänka ut andra sätt att modellera en konferens, säger Markus Schneider.

Som ett tv-debattprogram
Att anordna en virtuell konferens kan liknas vid att designa distans­undervisning. Andrea Amft jämför det också med att skapa ett tv-debattprogram med tio avsnitt på en dag. För detta krävs körschema och regi­anvisningar. Hon tror att det skulle vara lärorikt att göra studiebesök på SVT för att ta del av hur de jobbar med debattprogram.

UKÄ har ännu inte några uppgifter om kostnaden av dess virtuella konferenser jämfört med kostnaden för en fysisk konferens, men klart är i alla fall att en virtuell konferens kan spara in på koldioxidutsläppen från resor.
Den virtuella konferensen innebär också större tillgänglighet för de som inte har möjlighet att resa och för de som bara har tid att besöka enstaka sessioner.
I dagsläget finns ingen resursbank för virtuella konferenser, men ITHU jobbar på ett sådant koncept.


Kategorier: Metod, Digitala verktyg