Tisdag eftermiddag. Jag kikar i min inkorg och noterar dryga hundra inkomna mejl i dag. Där varvas spam och automatiska notifikationer med mer direkt relevanta grupp- och personliga utskick. Stort och smått, värdefullt och värdelöst, allt ihopblandat i en och samma inkorgssmet.
Av intresse har jag börjat kvantifiera min mejlhantering. Och trots att jag försöker begränsa den så mycket det bara går så uppskattar jag att den ändå äter upp dryga 90 minuter om dagen. Cirka 10–15 minuter går i genomsnitt åt till värdefull kommunikation (som viktiga forskningssamarbeten och undervisningsuppdrag) och resten till sådant jag helst hade sluppit men är så illa tvungen att hantera ändå: mejl som bara raderas för att hålla inkorgen i någorlunda brukligt skick jämte andra som jag pliktskyldigt får svara på trots att de inte på något sätt utgör en bärande del av högskolans vare sig första, andra eller tredje uppgift.
För visst är det så? Några få mejl är väldigt viktiga, och väl värda den tid de tar, men merparten av energin som kommunikationskanalen kräver känns mer som att man försöker blidka någon sorts gnällig och ständigt missnöjd digital kunglighet som kräver uppmärksamhet och snabb respons oavsett hur irrelevanta dess påbud må vara.
Och detta har digra konsekvenser: de både formella och informella förväntningarna som byggs upp kring mejlhantering blir lätt en tung börda. Många är vi som frenetiskt försöker hinna med mejlen under resan till och från jobbet, under fikapauser och lunchtimmar, samt under kvällar och helger: ofrivillig och obetald mejlövertid, för att inte kärnverksamheten ska behöva lida. Andra olyckliga mejlträlar springer konstant efter de senaste inkorgsutbrotten, och prioriterar således inkommande påbud över sin forskning och karriärutveckling.
Många är vi som frenetiskt försöker hinna med mejlen under resan till och från jobbet, under fikapauser och lunchtimmar
Jag har som sagt börjat kvantifiera, så låt oss fortsätta på det spåret. 90 minuter om dagen, på en lektorslön, med arbetsgivaravgifter och overhead och allt, blir någonstans i närheten av 20 000 kronor i månaden för arbetsgivaren. Det blir ungefär en kvarts miljon om året. För att jag, som lektor, ska kunna hantera en kommunikationskanal som, mer ofta än inte, känns som en onödig börda.
Finns det då inget bättre sätt? Jo, som tur är finns flera vettiga former av passivt motstånd.
Först tycker jag du bör tysta alla notifikationer och vänta. Lägg ditt fokus på viktigare arbete under förmiddagen och vänta till efter lunch, eller till och med efter 15:00, innan du kollar din mejl. Är något ärende mer akut än att det inte kan vänta till samma eftermiddag så kommer den som skickat det garanterat söka upp dig på något annat sätt under tiden.
Sen kan det vara klokt att börja odla ett rykte om att du är ”dålig på mejl”. Detta underlättas förstås om du (lyckas låtsas att du) är dålig på teknologi generellt. Men är du lite listig så inser du snabbt att stereotypen om ”tankspridda professorer” kan vara till stor hjälp här.
Du kan också fråga din chef, i samband med ett medarbetarsamtal eller dylikt, hur de ser på saken. ”Just nu uppskattar jag att det kostar lärosätet ungefär en kvarts miljon om året för att jag ska kunna lägga i genomsnitt 90 minuter om dagen på mejlhantering – känns det rimligt?” Pressa lite, och om de nu faktiskt tycker att, njae, 60 minuter om dagen låter kanske bättre, ja, då behöver man ju inte hantera mejlen mer än så, oavsett om det egentligen räcker till för att helt blidka Eders Mejlhöghet.
Och där har vi också egentligen svaret: mejl ska vara ett stödverktyg och ingenting annat. Så snart det börjar ses som något man som akademiker ska behöva räcka till för, någon sorts central och krävande arbetsuppgift i sig, då har det blivit galet. Ju fler akademiker som faktiskt forskar och undervisar och samarbetar, i stället för att svara på alla mejl inom 48 (eller 24, eller 2!) timmar, desto bättre för oss alla. Så dra ditt strå till stacken: bli mycket sämre på mejl! Vive la résistance!
