En viktig grund för att organisera en digital konferens är att arbeta i lag. Dels för att arbetet kan vara större än man först tror, dels för att det kan kräva olika kompetenser. Projektlaget kan bestå av arrangörer, administratörer, talare, IKT-pedagoger, och medieproducenter – lite beroende på konferensens storlek.
Lotta Fröjdfeldt, pedagogisk utvecklare vid Mälarhöjdens högskola, var en av arrangörerna av en nationell virtuell konferens om lärplattformen Canvas som gick av stapeln dagen efter att WHO deklarerade att coronautbrottet var en pandemi.
– Vi låg helt rätt i tiden, säger hon.
Hennes och kollegornas lärdomar blev snabbt efterfrågade. Dessa finns samlade som en digital resurs på hemsidan för Nätverket för it i högre utbildning, ITHU.
Under själva konferensen är det bra att varje digitalt rum har en värd med ansvar för det tekniska och det praktiska, till exempel att skapa mötesrummet utifrån det planerade upplägget, släppa in (eller slänga ut) deltagare och hantera eventuella uppdelningar i mindre grupper. Rumsvärden kan också agera moderator och bevaka chatten och handuppräckningar för att stötta presentatören.
Presentatören bör involvera rumsvärden i planeringen av sin session så att de kan göra ett körschema som skapar den delaktighet och tillgänglighet som de vill uppnå. På en konferens med flera parallella sessioner behövs på samma sätt ett övergripande körschema och en tanke om hur alla olika delar ska skapa en bra helhet.
Lotta Fröjdfeldt fick i början av pandemin många frågor kring hur man kan skapa delaktighet under en konferens.
– De deltagande diskussionerna på möten har sedan dess ökat enormt. Det är jättehäftigt att se den kunskapsutvecklingen, säger hon.
En insikt som vuxit under året är behovet att också planera för vad som ska hända före och efter en konferens.
– Vad vill jag som talare få med mig av deltagarna och vad vill jag att de ska få ut? Man behöver tänka helhet där också, säger Lotta Fröjdfeldt.
Det kan handla om att talaren kan vara betjänt av att veta något om deltagarna i förväg, att skapa en samlingssida där filmer eller texter finns som förberedelse inför diskussioner, att det finns en plats där konferensens behållningar samlas och där konversationer och nätverk kan fortsätta att utvecklas.
Ett problem är att många av de verktyg som finns på marknaden för att underlätta delaktighet och uppsamling av information under möten ofta är amerikanska och har visat sig vara oförenliga med GDPR.
– Detta ligger som en våt filt över utvecklingen. Men vi jobbar på att ta reda på vad vi kan göra och inte, och vilka möjligheter det finns med nya verktyg, säger Lotta Fröjdfeldt.
Skärmtröttheten är också en fråga att tänka på. Lotta Fröjdfeldt berättar att det även var en lärdom av Canvaskonferensen – i stället för att delta i olika roliga lunchmötesrum hade nog de flesta behövt lunchen för att vila från datorn.
– Hjärnan behöver också tid för att ta in saker. Det är bra att ha pauser, eller bara be deltagarna stänga av skärmen och reflektera en stund, säger Lotta Fröjdfeldt.
