Prefektens utmaningar är kända och beskrivs ungefär på samma sätt av prefekter i Sverige och i andra länder, men förslag på lösningar har lyst med sin frånvaro. Det menar Staffan Svärd, dekan och tidigare prefekt vid institutionen för cell- och molekylärbiologi, som är en av ledarna för projektet Prefektrollen vid Uppsala universitet.
I december presenterar projektet sin rapport med förslag på åtgärder.
– Prefekten har många ansvarområden och komplexa problem kräver komplexa lösningar. Att bara göra en eller två saker kommer inte att lösa problemen, säger Staffan Svärd som menar att projektets slutsatser också är relevanta för de andra lärosätena i Sverige.
Det största problemet som prefekterna inom projektet har identifierat är komplicerade personärenden som slukar tid och energi och där prefekten ofta känner sig utlämnad i hanteringen av dem. Projektet föreslår en tydligare struktur för hur personärenden ska hanteras, vem som har ansvar för vad och vilket stöd som finns i processen, liksom utbildning av lokal och central HR-personal så att de kan ge bättre stöd.
Projektets andra förslag är att införa lokala arbetsordningar på varje institution så att det blir tydligare hur ansvarsfördelning och arbetsprocesser ser ut.
– Avsaknaden av detta har skapat osäkerhet och stress på institutionerna, särskilt när de byter prefekt, säger Staffan Svärd.
Projektet vill också införa ett nytt introduktionsprogram för blivande prefekter, som de ska börja med redan ett år till ett halvår innan de tillträder sin post.
– Våra institutioner kan ha 400 personer och en omsättning på 300 miljoner. Det är som ett större företag som man ska leda och då krävs faktiskt bättre introduktion.
Tydligare meritering
Rekryteringen av prefekter behöver också bli bättre, anser projektgruppen, både för att det har blivit svårare att få personer att vilja ta uppdraget och för att ett gott prefektskap kräver ledarskapsförmågor som behöver vara vägledande i tillsättningen. Att vara prefekt måste också tydligare meriteras.
Vid Uppsala universitet får prefekter en schablonmässig ersättning, men projektgruppen vill att det ska vara möjligt att anpassa villkor och ersättningar. Detta så att en prefekt till exempel ska kunna anställa någon som hjälper till att leda ens forskargrupp.
– Det är orimligt att bra forskare inte ska kunna bli prefekter.
Allt större klyfta
Slutligen menar projektgruppen att det krävs en kulturförändring på hela universitetet.
– Det har blivit en allt större klyfta mellan det centrala stödet och verksamheten ute på institutionerna, vi behöver dra mer åt samma håll, säger Staffan Svärd.
Det som han själv tyckte var roligast med att vara prefekt var att försöka skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt så att alla på institutionen kan prestera optimalt. Men han understryker att alla medarbetare har ett ansvar för arbetsmiljön.
Medarbetarna behöver också ha en förståelse för vad som är kärnverksamheten som de kollegialt ska besluta om, och vad som är den lagstadgade stödverksamheten som prefekten ansvarar för.
– Om alla jobbar kollegialt underlättar det för prefekten.
