Bevakar högskolan
Bevakar högskolan

Vem tar ansvar för prefekternas arbetsmiljö vid våra lärosäten?

Rollen som prefekt är krävande och utsatt. Ett sätt för lärosätena att stötta nyblivna prefekter vore att hålla en inledande kurs om uppdraget. Det föreslår Nils Ekelund, professor och tidigare prefekt.

1 juni, 2020
Nils Ekelund

Det här är en debattartikel. Åsikterna som uttrycks är skribentens/skribenternas egna.

Att arbeta som prefekt vid svenska universitet kan vara ett väldigt stimulerande uppdrag men samtidigt ett väldigt krävande och utsatt jobb. Efter mer än elva år som prefekt vid två olika universitet i Sverige vill jag uppmärksamma denna svåra chefsroll och hur prefekternas vardagliga arbetsmiljö ser ut.

Det positiva med uppdraget är mötet med alla trevliga och kunniga personer, men även möjligheten att kunna få vara med att påverka och utveckla processer inom akademin. En prefekt har som jag ser det ett av akademins svåraste jobb, och där stöd från personal, ledning och HR i många fall är väldigt ringa. En prefekt arbetar oftast ensam och ansvarar för bland annat personalfrågor där löne- och medarbetarsamtal ingår varje år, ekonomiansvar och budgetplanering för både grundutbildning och forskning, arbetsplats- och informationsmöten, nyanställningar och uppsägningar, verksamhetsplaner med mera.

Dessutom ingår den dagliga hanteringen av personalfrågor, studentärenden och ett flertal möten gällande både institutionens roll och även som en del av universitetet. Har du möjlighet och tid ska du även undervisa och delta i forskningsprojekt. I många fall är det stimulerande arbetsuppgifter, vilket gör att det är lätt att engagera sig på samma gång som det är svårt att säga nej till olika former av projekt och uppdrag.

Personalen som du ansvarar för kräver snabba och kloka beslut samtidigt som de ska ha sin ”akademiska frihet”. I många fall innebär denna ”frihet” att medarbetarna själva vill ta beslut när de anser det lämpligt, men när de inte klarar av detta så ska prefekten ta beslutet. Detta skapar naturligtvis en osäkerhet eftersom personalen, som kan uppgå till cirka 40–50 personer, har skilda viljeinriktningar och om då prefekten tar beslut som inte gillas av alla så får prefekten klä skott för detta. Det är inte ovanligt att personal uppträder illa mot prefekter då både skrik och att slänga i dörrar kan förekomma.

Akademins värdegrundsarbete som många av oss vill lära våra studenter anammas sorgligt nog inte alltid av den egna personalen inom akademin. Acceptansen för att en prefekt fattar ett dåligt eller felaktigt beslut är väldigt låg. Vid dylika händelser är oftast stödet från fakultetsledning och HR obefintligt. Detta beror nog inte på att de inte vill utan snarare på att de inte har kunskap att hantera liknande situationer.
Prefektens roll mellan dekanen, som är dess chef, och personalen kan i många fall skapa ett tomrum när det gäller arbetsmiljöstöd. Som prefekt ska du vara stark och kunna hantera detta själv. För många prefekter kan andra prefektkollegor fungera som ett bra stöd vid besvärliga situationer.

Precis som i många andra myndigheter och företag är det viktigaste målet i prefektuppdraget att få institutionens ekonomi i balans. Ekonomin styrs av studentpengen och de externa anslag som forskare och personal lyckas erhålla. Variationen kan vara stor från år till år, vilket gör att det kan vara väldigt svårt att hinna hantera en ekonomisk förändring. Framförhållningen är väldigt kort och om dekan/utbildningschef minskar utbildningsuppdraget så faller det på prefekten att lösa denna ekonomiska neddragning.

Att som prefekt ta ansvar för processer som prefekten själv inte kan påverka är något av det svåraste i rollen. Som prefekt pekas du ut som ansvarig om det uppstår obalans i ekonomin, vilket du sedan måste stå till svars för inför personalen. En förbättring har däremot skett under senare år, vilket innebär att budgetplanering sker för tre år i stället för ett år. I vissa fall beslutas tilldelningen av institutionens ekonomi utan prefekternas deltagande, och även utbildningsutbudet föreslås med kort varsel inför beslut. Att prefekterna sedan ska följa dessa beslut är självklart, men det känns i de flesta fall inte helt bekvämt eftersom besluts­vägarna är oklara samtidigt som prefekterna inte alltid får vara delaktiga. Att prefekter i vissa fall inte ingår i ledningsgruppen för fakulteten är anmärkningsvärt, och i stället ingår kanske utbildnings- och administrativa chefer som inte har den nära kontakten och förståelsen för institutionernas behov.

När jag slutade mitt uppdrag som prefekt ville HR-avdelningen att jag skulle marknadsföra prefektuppdraget eftersom det är svårt att locka intressenter till uppdraget. Till min förvåning tänkte jag att det var konstigt att de inte sett hur svårt ett flertal prefekter hade haft det i sin chefsroll och lämnat sina uppdrag i förtid. Detta visar också på att rollen som prefekt ska ses som ett självklart uppdrag där du som chef ska vara stark och klara dig själv. Att det behövs stöd för prefektuppdraget ses inte som en självklarhet, du har ju som prefekt ändå ett ekonomiskt påslag.

Det är mycket som krävs för att utveckla prefektrollen och det första som behöver göras vid anställning av en ny prefekt är en inledande kurs som ska anordnas av lärosätet, gällande hantering av personalfrågor, budget och ekonomi, arbetsplatsträffar med mera. I dagsläget rekryteras många prefekter utifrån sin akademiska bakgrund men oftast utan erfarenhet av en tidigare chefsroll med ansvar för en institution. De som ansvarar för föreslagna kurs ska vara personer som har erfarenhet av prefektskapet och av att diskutera och hantera personalfrågor. Hur man registrerar dokument, fakturor etcetera, bör även det vara en del av kursen.

Eftersom uppdraget som prefekt är tidsbegränsat behöver även en planering ske utifrån vad personen ska göra efter uppdraget. I många fall återgår prefekten till tjänsten som lektor/professor vid samma institution som hen varit chef för. Denna återgång kan i många fall vara problematisk eftersom den tidigare chefsrollen fortfarande kan påverka arbetsrelationen till kollegor negativt. Detta är en viktig process att hantera samtidigt som den erfarenhet som många prefekter erhållit under sin chefsroll under ett antal år kan tillvaratas för andra uppdrag inom lärosätet. Tyvärr förringas denna kunskap, vilket kan och bör diskuteras vid en kurs för prefekter.

För rollen som prefekt är även betydelsen av relationen till fakultetens dekan av stor vikt. Om inte denna relation fungerar bra och om dekanen inte kan ge ett fullgott stöd till prefekten så blir prefektens arbetssituation väldigt besvärlig. Denna relation diskuteras tyvärr alltför sällan och detta beror nog till stora delar på att dekanen oftast är med och anställer prefekterna.

Sammanfattningsvis hoppas jag att rollen som prefekt i framtiden vid svenska universitet innebär att en nyanställd prefekt får genomgå en obligatorisk kurs i institutionsledarskap, personal- och ekonomihantering.

Nils Ekelund
Före detta prefekt, professor i växtfysiologi vid Malmö universitet

Nils Ekelund

Vad tycker du? Skicka in din replik eller debattartikel till redaktionen@universitetslararen.se

Ämnen i artikeln:
Dela:
Debatt och krönikor

MarieLouise Samuelsson

MarieLouise Samuelsson-kronika

Skicka din debattartikel till redaktionen@universitetslararen.se

Senaste numret
Tidningsarkiv
Nummer 5, 2023
Nummer 4, 2023