– Ju högre delaktighet medarbetarna har i arbetet med att utveckla sin egen kontorsmiljö, desto nöjdare blir de med slutresultat. Man har allt att vinna på att ta med sig personalen i ett projekt, vilket både min egen forskning och praktik visar.
Det säger Christina Bodin Danielsson som forskar om kontorsmiljö och är arkitekt.
– Sedan kan detta göras i olika hög grad beroende av vad man vill och har möjlighet till. Men att tro att det bara leder till bekymmer och en ineffektiv beslutsprocess att ha med medarbetarna är felaktigt. Det blir många gånger förutom ett bättre kontor också en mer nöjd organisation, vilket med andra ord är en framgångsfaktor.
Christina Bodin Danielsson påpekar att det gäller att jobba effektivt i processen och att vara ärlig.
– Att låtsas lyssna på medarbetarna, be om deras synpunkter men i slutändan ignorera deras input för att man anser det ”enklare” är ofta en dyrköpt lösning. Oekonomiskt helt enkelt.
Christina Bodin Danielsson arbetar både som praktiserande arkitekt, specialiserad på kontor, vid Brunnberg & Forshed Arkitektkontor, samt som forskare och lärare med inriktning på arkitekturens påverkan på oss.
– Mitt forskningsfokus är kontorsmiljön och dess påverkan på medarbetare och organisationer. Som forskare/lärare är jag anställd vid Arkitekturskolan, KTH samt knuten till Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet och Cornell university, USA.
Du jobbar själv i en öppen kontorsmiljö? Hur ser den ut?
– På Brunnberg & Forshed Arkitektkontor sitter jag öppet i en mindre hemvist med kollegor jag jobbar tätt med i ett större landskap. Det är en vacker miljö, en äldre industrifastighet som är omgjord till ett kontor. Det är pelare och mycket ljus då vi har höga fönster ut mot Karlbergskanalen, det är fyra–fem meter till taket. Vid Stressforskningsinstitutet har jag suttit i delat rum med en forskarkollega – ett stort rum i en korridor med andra forskare.
– På Arkitekturskolan vid KTH satt jag tidigare i ett stort cellkontor, men i och med flytten till den nya arkitekturskolan på KTH campus sitter jag tillsammans med mina forskar- och lärarkollegor på ett eget våningsplan i en så kallad traditionell kontorslandskapslösning, det vill säga vi har egna arbetsplatser i ett större öppet rum och ett mötesrum och några mindre rum tänkta för telefonsamtal.
Vad tycker du är bra i din miljö?
– På min nya arbetsplats vid Arkitekturskolan, KTH så tycker jag att det är jättepositivt att man har samlat alla lärare och forskare på ett våningsplan, att det är öppet så att vi faktiskt träffar varandra. Förut i gamla Arkitekturskolan träffades man bara nere i fiket på entréplan eller ifall man stod vid någon kopiator ute i trapphusen. Man får ansikte på folk man kanske bara har hört talas om och så vidare. Det är trevligt att det är naturmaterial och inte så sterilt med stål och målade väggar. Det är också trevligt med de organiska, runda formerna.
Mindre bra?
– Det som är mindre bra, förutom problemet att vi inte har ett välkomnande entréplan på skolan med reception och vaktmästeri för besökare, är att själva kontorsmiljön är mörk och lite instängd i vissa delar. Ett annat stort problem är att man har satt ut sittgrupper i den öppna kontorsmiljön utan att de är ljudmässigt avskilda från de mer traditionella arbetsstationerna. Men det allvarligaste problemet är att vi inte har tillräckligt med mötesrum av olika storlek som är väl ljudisolerade.
– Man hör vad som sägs i det enda större mötesrummet vi har – det stör enskilda, i deras koncentrerade arbete. Det är mer störande än konversationer ute i det öppna landskapet på något märkligt sätt. De rum det är tänkt att man ska gå till för att tala i telefon känns instängda och telefonsamtalen bryts eftersom det är betong i väggarna och telefonsignalerna når inte fram så bra. Det senare ska de försöka åtgärda.
Vilka för- och nackdelar ser du med olika typer av kontorsmiljöer?
– Forskningen visar att dela kontorslokal och funktioner med kollegor kan ha både positiva och negativa konsekvenser. En positiv konsekvens är ofta bättre gemenskap och samhörighet, mer samarbete inom arbetsplatsen och så vidare. Också bättre upplevelse av ledarskap för vissa öppna kontorstyper samt mindre arbetsplatskonflikter för vissa.
– En nackdel är ofta problem med buller och visuell störning, lägre kognitiv förmåga för vissa typer av arbete som är koncentrationskrävande. Högre sjukfrånvaro har man också funnit i vissa öppna kontorstyper. Frågan är helt enkelt komplex. Val av kontorstyp bör baseras på vetenskaplig kunskap och vilken typ av organisation och arbetssätt man har, men framför allt vill ha i framtiden. Vilken vision man har – man kan alltid lösa de problem en specifik kontorstyp innebär på olika sätt.
Vad kan hända med en person som jobbar i en negativ kontorsmiljö?
– Den forskning jag själv och kollegor till mig har gjort visar att vissa kontorstyper har en negativ inverkan på upplevelsen av ledarskap, högre risk för arbetsplatskonflikter, större risk för såväl kort som långtidssjukfrånvaro, mindre socialt stöd och gemenskap, problem med koncentration och lägre kognitiv förmåga med den negativ effekt det har på ”produktivitet”.
Tvärtom, vad kan en bra kontorsmiljö betyda?
– Bättre gemenskap, mindre konflikter vid arbetsplatsen, mindre sjukfrånvaro, ökad informationsöverföring – bättre koll på vad som händer inom organisationen och så vidare. Bättre koncentrationsförmåga – ökad prestation med andra ord.
Finns det någon ideal kontorsmiljö? Hur ser den ut i så fall?
– Man ska förbättra de brister som vissa kontorstyper för med sig genom att aktivt jobba med dem i arkitektonisk gestaltning, i digital teknik och så vidare – och göra detta hand i hand med den rådande organisationskulturen. Det finns inga ideala kontorstyper – men bra kontorsmiljö handlar i grund och botten om att ge medarbetarna möjlighet till personlig kontroll. Detta kan göras arkitektoniskt, teknisk/digitalt och organisatoriskt.
Är det så att en bra kontorsmiljö ska innehålla olika typer av kontorsmiljöer så att individen själv kan välja sin miljö, utifrån olika arbetsuppgifter och perioder i livet?
– Det är positivt att ge medarbetarna god möjlighet till personlig kontroll, detta kan bland annat göras genom att erbjuda olika typer av arbetsmiljö som stödjer olika typer av arbetsmoment inom kontoret. Men man kan också erbjuda medarbetare möjlighet att arbeta utanför kontoret när så behövs.
