2013 gav avtal inom uppdrags- och bidragsforskning Lunds universitet inkomster på drygt 2,5 miljarder kronor. En del av dessa avtal har nu visat sig vara undertecknade av obehöriga.
– Styrande rutiner saknas eller är bristfälliga när det gäller avtalshanteringen, säger Gunilla Norberg, chef för internrevisionen.
Vad händer om en part hävdar att ett avtal, som undertecknats av person som är obehörig, inte är giltigt?
– Som jag ser det är universitetet bundet av avtalen, säger Susanne Kristensson.
Vad som händer om motparten ifrågasätter avtalet har hon däremot ingen uppfattning om.
Gunilla Norberg säger att frågan om avtalens giltighet ligger utanför hennes granskning. Hon poängterar samtidigt att det finns ett tydligt regelverk för vem som får underteckna ett avtal och att det fel som framför allt har begåtts är att avtal överskrider den nivå som undertecknaren har rätt att sluta avtal för.
– Det kan handla om att en prefekt har skrivit på ett avtal för bidragsforskning som ligger över den gräns som denne har rätt att teckna avtal för.
Rektor är enligt delegationsordningen firmatecknare för bidragsavtal på åtta miljoner kronor och däröver, och för fyra miljoner och däröver när det gäller uppdragsforskningsavtal. Dessa avtal ska granskas av den juridiska enheten men om det alltid har gjorts är oklart.
– Det saknas uppgift om det, säger Gunilla Norberg.
Redan 2011 kritiserade internrevisionen att reglerna inte följdes när det gällde avtalen. Universitetsledningen svarade då att man såg allvarligt på situationen och att olika åtgärder planerades. Menden nya granskningen visar att problemet kvarstår.
– Vi skulle ha informerat om delegationsordningen men det blev inte som vi hade tänkt, säger Susanne Kristensson. Orsaken var att vi fick en ny arbetsordning.
Susanne Kristensson säger att informationen kring vem som ansvarar för vad har försenats.
– Det är vårt fel. Men jag tror inte att någon obehörig medvetet har undertecknat avtal utan att ha mandat för det. Det handlar om okunskap. Man söker och får pengar och tänker att då kan jag säkert skriva under.
Internrevisionens granskning 2011 ledde inte till någon förbättring. Nu uppfattar Gunilla Norberg däremot att en ändring är på gång.
– Vi har påpekat problemen och bristerna, och nu har universitetet tagit itu med det på ett sätt som vi är nöjda med. Sedan kommer vi i vanlig ordning att göra en uppföljning för att kontrollera att bristerna är åtgärdade, säger Gunilla Norberg.
– Vi har gjort en sammanfattning av delegationsordningen som vi nu kommunicerar till alla berörda. Vi informerar också brett på olika nivåer om vad som gäller, exempelvis till alla kanslichefer och prefekter, säger Susanne Kristensson.
Med fortlöpande informationsinsatser hoppas Susanne Kristensson att problemet med obehöriga avtalsundertecknare ska vara löst. Men om det kvarstår får man se över vad som behöver göras.
– Då måste vi vidta andra åtgärder.
BJÖRN FORSBERG
FAKTA
Granskningen visar att:
• Avtal har undertecknats av personer som inte är behöriga.
• Avtal har inte blivit diarieförda.
• Avtal är inte kompletta.
• Universitetsövergripande rutiner saknas för hur avtal ska bevakas och följas upp.
• Internrevisionen(IR)har granskat 72 avtal – 29 uppdragsavtal och 43 bidragsavtal.
• Av de 43 granskade bidragen saknar 4 avtal och har enbart ett tilldelningsbeslut. Av de övriga 39 är 11 avtal underskrivna av befattningshavare som inte överens stämmer med universitetets föreskrifter.
• Av de 29 granskade uppdragsforskningsavtalen innehåller fem enbart en offert. Av övriga 24 är 18 avtal underskrivna av befattningshavare som inte överensstämmer med universitetets föreskrifter.
