Informationsteknologin ska ge oss mer tid och minska det tråkiga rutinar- betet.
Fast ibland blir det tvärtom. Det finns personer som ägnar nästan hela arbetsdagen åt att gå igenom e-posten.
Olle Bälter, teknologie doktor på KTH, har därför utvecklat ett dataprogram som ska strukturera e-posten efter vissa kriterier. Men vägen till ett patent är lång och krånglig och det är därför svårt att skydda en ny mjukvarulösning.
– Programlösningen hade enligt Lotus Development Corporation i USA – där jag drev utvecklingsprojektet – gått att patentera, säger Olle Bälter.
Tåget har gått
– Men då måste någon driva den tungrodda processen. Det kunde jag inte göra själv, eftersom jag återvände till Sverige efter åren i USA. Nu har tåget gått, eftersom idén är publicerad och därmed inte möjlig att patentskydda.
– I Sverige hade jag kunnat få hjälp med riskkapital om jag hade startat ett eget företag. Men jag är forskare och ingen entreprenör. Jag hade hellre sett att någon tagit hand om kommersialiseringen av mitt program, medan jag själv hade kunnat ikläda mig konsultrollen. Liknande upplägg tror jag många forskare skulle vara betjänta av.
Enligt Olle Bälter är få företag villiga att investera i marknadsföringen av nya programprodukter:
– Ett stort mjukvaruföretag med monopolliknande ställning kan ”planka” bra lösningar som inte har patentskydd och sedan implementera dem i sitt operativsystem. Därmed slår de undan benen för fristående programvaruföretag.
Empiriska studier
Olle Bälter framlade sin doktorsavhandling 1998. Den har titeln ”Electronic mail in a working context” och innehåller bland annat en matematisk modell som beskriver tidsåtgången för e-posthan-tering. Under arbetet med avhandlingen gjorde han empiriska studier, där han följde några e-postanvändare på nära håll under tre år. Han delade in användarna i kategorierna nybörjaren, organi-satören, vårstädaren och överlevaren.
Dataprogrammet, kallat Bifrost Inbox Organizer, är resultatet av ett forskningsprojekt som Olle Bälter drivit tillsammans med doktorskol-legan Candace L. Sidner och bygger på de forskningsrön han gjorde som doktorand. Programmet är inget spam-filter, som sorterar bort skräp-post, utan en lösning som ska hjälpa oss att få bättre ordning på den e-post vi vill ha eller åtminstone måste läsa.
Från kaos till ordning
– Mitt program är utvecklat i Lotus Notes och delar upp inkorgen i olika kategorier, utifrån fördefinierade kriterier som kan anpassas till varje användares egna önskemål, berättar Olle Bälter.
– Så länge du kan se alla e-brev i inkorgen, utan att behöva bläddra, är det enkelt att ha kontroll. Problemet börjar när det flödar över på nästa sida. Dessutom ökar antalet brev över tiden och efter en semester – med välbehövlig PC-vila – svämmar inkorgen ofta över. Det är ett scenario som de flesta säkert känner igen.
– De brev du läser först behöver inte nödvändigtvis vara de du borde läsa först, menar Olle Bälter.
– Har du bara en handfull e-brev är det egalt vilket du börjar med. Men om det ligger hundra brev i inkorgen har ordningsföljden stor betydelse f�r att du ska kunna arbeta effektivt.
Han fortsätter:
– Agenter eller de verktyg som finns inbyggda i e-postprogrammen räcker sällan till för att selektera breven utifrån dina preferenser och verktygen kräver också ofta pro-grammeringskunskaper. Programmet utgår från grundkategorierna personliga brev, gruppbrev och massbrev för att underlätta prioriteringen.
– Personliga brev kan bara du själv svara på och är därför vanligen viktigare än andra brev. Kategorierna har inga egna mappar – sådana döljer breven – utan är en del av inkorgen. Vanligtvis väljer man att bara kategorisera olästa brev och min lösning ser också till att du inte läser golfklubbens e-tidning, innan du går igenom tjänstebreven. Effektivitet handlar om att fokusera på rätt saker.
Chefens mejl i egen hög
Det är karriärbefrämjande att svara på brev från chefen.
– E-post från personer som är dina överordnade hamnar därför i en egen kategori, säger Olle Bälter.
– Programmet innehåller även en elektronisk kalender och brev som avser tidsstyrda händelser har också en egen kategori. När det är dags att
t ex åka på tjänsteresa poppar vägbeskrivningen upp i din inkorg dagen innan avresan.
Olle Bälters inledande studie av åtta storskaliga e-postanvändare vid Lotus Deve-lopment Corporation gav många intressanta resultat. Den visade bland annat att alla personer utom en gick igenom e-posten flera gånger per dag, läste de viktigaste e-breven och raderade de övriga.
E-brev med bäring på händelser den aktuella dagen var viktigare, än andra, oavsett vilken dag de var avsända. Bara tre av respondenterna läste alla e-brev och fyra sparade alla inkommande e-brev. Studien visade också att kännedomskopior av e-brev väckte mindre intresse än rena original.
CLAES-GÖRAN HANBERG
