Den som vill vara chef över så många personer som möjligt på ett statligt lärosäte kan förslagsvis söka jobb på Karlstads universitet. Förra året hade en chef där i snitt 43 medarbetare under sig, flest bland samtliga lärosäten.
Under 2014 var det 41 medarbetare per chef i Karlstad. Året före gjorde man en organisationsförändring där antalet institutioner minskade från 30 till 12, säger Ingrid Ganrot, HR-chef vid Karlstads universitet.
– Jag skulle kunna ge dig en omfattande beskrivning eftersom jag varit med i alla de 15 senaste årens omorganisationer, diskussioner och dialoger.
Ingrid Granrot
HR-chef vid Karlstads universitet
Hon beskriver förändringen som radikal. Institutionerna växte och prefekterna fick betydligt större så kallade kontrollspann, ett annat ord för fler medarbetare per chef.
– Det byggde också på att de (prefekterna, reds anm) skulle få en väldigt bra stödstruktur och ett bra administrativt stöd runt omkring sig, med proprefekter, studierektorer, ämnesföreträdare, prefektstöd, HR, kommunikation, ekonomi och så vidare.
Under årens lopp har förändringen utvärderats och nu är man på väg i motsatt riktning. Man önskar sig i stället en högre chefstäthet, säger Ingrid Ganrot.
– Utvärderingarna har pekat på att det funnits vissa problem med det här. Att arbetsbördan för cheferna, prefekterna framför allt och de med stora kontrollspann, har blivit för stor. Och att medarbetarna kan uppleva cheferna som otillgängliga.
I slutet av 2024 bestämde man därför att prefekterna skulle kunna tillsätta underställda chefer, så kallade proprefekter med personalansvar. Hittills har fem proprefekter med personalansvar tillkommit. Det kan bli några fler under det kommande året, enligt Ingrid Ganrot.
Vid Uppsala universitet hade varje chef ansvar för 36 medarbetare förra året. Näst flest av samtliga lärosäten, på delad andraplats med Linnéuniversitetet (se listan längst ned). För tio år sedan hade varje Uppsalachef 80 medarbetare under sig.
Att chefstätheten har ökat beror på en utredning kring prefekternas arbetssituation som gjordes för några år sedan, säger Pia Lindberg, HR-direktör vid Uppsala universitet.
Dessutom har Besta-systemet, som utvecklats partsgemensamt av Arbetsgivarverket och de fackliga förhandlingsorganisationerna på det statliga avtalsområdet för att klassificera befattningar kodats om.
– Det är en kombination. Vi har gjort den här omkodningen och tittat mer noggrant på att de som faktiskt har ett delegerat personalansvar också ska vara kodade som chefer. Men också att vi gjorde den här större utredningen kring prefekternas arbetssituation, villkor och utmaningar där vi såg att många prefekter hade det tufft med många medarbetare. Därför har vi strävat efter att få ner antalet medarbetare, säger Pia Lindberg.
Pia Lindberg
HR-direktör vid Uppsala universitet
Att Uppsala universitet fortfarande har en lägre chefstäthet än många andra lärosäten beror till viss del på att man är ett så pass stort lärosäte, tror hon.
– Vi (lärosätena, reds anm) är lite olika organiserade. Hos oss är också vissa institutioner väldigt stora, där vi har fler medarbetare per chef som drar upp den här statistiken på helheten.
Ett lärosäte som sticker ut i andra änden av listan är Karolinska institutet, KI. För tio år sedan hade varje KI-chef 27 medarbetare under sig. Förra året var det 6, visar statistiken. En möjlig förklaring till det är att sättet man kodar chefer på utifrån Besta har förändrats under motsvarande period, enligt Johanna Bäckström, HR-chef vid KI.
”Det betyder att även forskargruppsledare som endast har personalansvar för en eller två medarbetare också chefskodas. Därav har KI ungefär 800 plus chefer i systemet, varav en stor del är forskargruppsledare”, skriver hon i ett mejl.
Johanna Bäckström påpekar också att KI har en något annorlunda organisationsstruktur än andra universitet och högskolor. Som kan göra att man sticker ut i jämförelse.
Björn Andersson, ordförande för Saco-S och vice ordförande för SULF vid KI, beskriver hur ett nytt tänk kring chefstäthet gradvis växt fram under de senaste decennierna. Åtminstone på forskningssidan. Numera har varje forskargruppsledare personal- och ekonomiskt ansvar för sin grupp.
– Tidigare var det så att prefekterna eller avdelningscheferna hade det ansvaret, men det där har skyfflats ned på individuella forskargrupper. Varje forskargrupp har blivit mer och mer sitt eget lilla företag i stället för att ingå i den större organisationen. Det är ju en del i det här berömda excellenstänket.
Björn Andersson
Ordförande för Saco-S och vice ordförande för SULF vid KI
Han är inte positiv till förändringen, som han menar innebär minskad trygghet och gör att det blir svårare att ha en lång forskarkarriär vid KI.
– Det är hårdare press nu. Man har ingen stöttning och skydd uppifrån alls utan man måste helt stå för sin egen finansiering ännu mer än tidigare och det här är en del av det. Man har helt ansvar själv och man får sämre administrativt stöd, säger Björn Andersson.
Annica Lindkvist, ordförande för lokala SULF och sekreterare för Saco-S vid KI, påpekar att det i grunden kan vara positivt att en chef inte har för många medarbetare under sig.
– Sedan vet jag inte riktigt om det finns någon nedre gräns för om det kan vara för få medarbetare per chef. Om det kan vara lite chefsinflation, säger hon.
Annica Lindkvist
Ordförande för lokala SULF och sekreterare för Saco-S vid KI
En konsekvens av att fler har blivit chefer inom akademin – menar Annica Lindkvist – är att andelen ofrivilliga chefer ökar.
– Det är många som får ett chefsansvar som de inte riktigt är beredda att ta och inte kan ta heller. Man blir chef men kanske egentligen vill ägna sig mer åt forskning eller undervisning. Och hamnar i en situation där man kanske inte är helt beredd på att ta ett chefsansvar, säger hon.
Tre lärosäten som Universitetsläraren ställt frågor till påpekar att Arbetsgivarverkets siffror inte stämmer. Vid Mittuniversitetet är åtminstone siffran för antalet chefer för 2024 fel, skriver lärosätets pressavdelning i ett mejl. I själva verket är cheferna ungefär tre gånger fler, vilket ger en chefstäthet på 24 medarbetare per chef.
Högskolan Kristianstad har också korrigerat sin siffra för 2024. I och med det landar man på 19 medarbetare per chef. Sveriges lantbruksuniversitet, SLU, ligger på 25 medarbetare per chef 2024 efter att ha ändrat sina siffror.
Att chefstätheten vid statliga universitet och högskolor nu ligger på i snitt 20 medarbetare per chef, som statistiken visar, är på det stora hela en ganska rimlig nivå. Det säger Linda Corin, forskningsledare på Institutet för stressmedicin, Västra Götalandsregionen. Hon har disputerat på chefers arbetsmiljö i offentlig sektor och studerar numera chefers vardag och förutsättningar. Framför allt inom hälso- och sjukvård i kommunala verksamheter. Helt enkelt vad chefer behöver för att kunna se till att medarbetarna i sin tur får det de behöver, som hon beskriver det. En av flera olika faktorer som spelar in i det är medarbetargruppens storlek.
Linda Corin
Forskningsledare på Institutet för stressmedicin, Västra Götalandsregionen
Men någon tumregel eller idealisk siffra för hur många medarbetare en chef kan hålla reda på finns inte.
– Nej, forskare har försökt under väldigt lång tid att hitta någon typ av magic number men det finns inte riktigt. Det kommer bero på en rad omständigheter, säger Linda Corin.
Sådana omständigheter kan till exempel vara vilket stöd chefen har uppifrån och från administration, vilken utbildningsnivå och vilka arbetsuppgifter som medarbetarna har. Det närmaste man trots allt har kommit med att hitta en slags brytpunkt för medarbetargruppens idealstorlek är någonstans omkring 30 till 35. Väldigt förenklat, påpekar Linda Corin.
– Räknar man baklänges med årsarbetstid och hur mycket tid det går åt per medarbetare – till lönesamtal, medarbetarsamtal, semesterplanering och allt det där som ökar i takt med antalet medarbetare – är det också någonstans runt 30 (medarbetare per chef, reds anm) som arbetstiden tycks ta slut, säger hon.
Linda Corin är däremot förvånad över att lärosätena i snitt inte har fler medarbetare per chef än 20.
– Det låter betydligt lägre än vad jag trodde men det är nog också en väldigt stor spridning. Räknar man med stabsfunktioner som har växt i omfattning på universiteten och som kanske inte har så många medarbetare per chef, kan det nog vara lite snedvridet.
Även om cheferna blivit fler på lärosätena totalt sett, är det inte så sannolikt att de har blivit fler i samma utsträckning inom den forskande och undervisande delen av verksamheten som i andra delar, tror Staffan Furusten, professor i management, organisation och samhälle samt ställföreträdande prefekt vid Stockholm business school, Stockholms universitet. Han är också ordförande för Stockholms centrum för forskning om offentlig sektor, Score.
Staffan Furusten
Prefekt vid Stockholm business school, Stockholms universitet
Eftersom den administrativa delen av akademin växt under den senaste tioårsperioden har nya enheter bildats och cheferna har blivit fler, säger Staffan Furusten.
– Inom de akademiska delarna tror jag inte förändringen är så stor att det är fler chefer, utan man jobbar ganska lika i dag som man gjorde tidigare. Man har prefekter, man har avdelningschefer och sedan är det inte fler.
Staffan Furusten beskriver chefskapet som mer informellt inom forskning och utbildning. Olika samarbetsformer med olika typer av ledare, som inte nödvändigtvis är chefer rent formellt.
– Det är forskargrupper där man jobbar tillsammans i olika projekt. Med projektledare. Man jobbar med böcker tillsammans och då är det någon som leder bokprojektet. Man söker pengar tillsammans, får finansiering för olika projekt och då är det någon som leder det. Men man är inte chef formellt sett. De som har chefsroller ska se till att det kan fungera på en mer övergripande nivå. Men själva arbetet är ofta styrt mer nerifrån.
Det intygar Darcy Parks, ordförande för SULF vid Linköpings universitet, där varje chef har 16 medarbetare under sig, enligt Arbetsgivarverkets statistik.
– Min erfarenhet är att den som är min formella chef inte är inblandad i min forskning eller min undervisning alls egentligen.
Darcy Parks
Ordförande för SULF vid Linköpings universitet
De senaste åren har cheferna blivit fler, säger han. Det syns också i statistiken från Arbetsgivarverket.
– Jag kan inte de exakta siffrorna men inom kärnverksamheten har vi lagt till en chefsnivå. Man har gått från, i mitt fall, en avdelningschef för kanske 50 personer till att också ha ett par, tre enhetschefer under avdelningschefen. Det förklarar säkert en del av förändringen. Det är en skillnad för oss som är forskare och lärare, vi har en chef som är närmare oss nu, säger Darcy Parks.
Enligt organisationsforskaren Staffan Furusten betyder – generellt sett – en ökning av antalet chefer i en organisation just att avståndet till medarbetarna minskar. Det ökar sannolikheten att fler känner sig delaktiga.
– Är det långt till chefen och man är en av väldigt många personer är det risk att man inte riktigt känner att man presterar tillsammans med andra. Man syns inte i sammanhanget. När det är mindre grupper syns man och varje medarbetare får en tydligare funktion i det lilla sammanhanget, säger han.
”Är det långt till chefen och man är en av väldigt många personer är det risk att man inte riktigt känner att man presterar tillsammans med andra. Man syns inte i sammanhanget.”
En risk med fler, mindre enheter, är å andra sidan att själva helhetsuppdraget hamnar i skymundan, beskriver Staffan Furusten.
– De små enheterna med olika chefer blir mer intresserade av sina egna mål än det övergripande uppdraget. Och det kan också bli mer administration till följd av det här. Att varje enhet ska följas upp och varje enhet ska ha personer som jobbar med de prestationsmåtten.
Att cheferna blir fler kan i förlängningen också påverka hur chefer mår. Alina Lidén och Ulrika Westrup, båda vid Lunds universitet, har i två olika studier undersökt chefers upplevelse av hur de kan prata om sitt mående och vilket stöd de behöver. Den ena studien handlar om kommunala chefer inom vård och omsorg, arbetsmarknad och skola. Den andra berör chefer inom övrig offentlig verksamhet, däribland staten. Den sistnämnda gjordes tillsammans med Magnus Lidén, Lunds universitet.
Alina Lidén
Lunds universitet
Tidigare forskningsstudier visar att en chef med många medarbetare under sig löper större risk för arbetsrelaterad stress, beskriver Alina Lidén.
– Det är det ena. Det andra är att den ökning vi nu ser av chefer förmodligen oftast gäller mellanchefer. Och då finns det forskning kring mellanchefer som pekar väldigt tydligt på att det är en ganska utsatt position att vara den här mellanhanden mellan medarbetare, underordnade, ledning och övre chefer. En position som har stor betydelse för chefers mående, säger hon.
Att öka andelen chefer kan verka som en enkel lösning för att minska avståndet mellan chef och medarbetare. Men det är inte säkert att det alltid är den bästa lösningen, beskriver Ulrika Westrup.
Chefer behöver också betraktas som medarbetare. Medarbetare som behöver stöd, menar hon.
– För det är de i högsta grad. De är ju också anställda, och det innebär att de behöver andra stödsystem eftersom de har en annan roll än vad övriga medarbetare har.
Ulrika Westrup
Lunds universitet
Linda Corin, forskningsledare på Institutet för stressmedicin, ser också hon risker med att mellancheferna blir fler.
– När man får en organisation av en viss storlek måste man börja bryta upp den på olika sätt. För att sedan koordinera mellan de här uppbrutna delarna. Men vi vet att när vi börjar öka organisationen på höjden, alltså att vi får många chefsled uppåt, då är det väldigt stor risk att vi plötsligt blir lite lost in translation.
Ledningen riskerar att gå åt ett håll medan de operativa cheferna och medarbetarna längre ner i organisationen kanske går åt ett annat. Då kan det också bli svårare att fånga upp signaler på hur det står till i kärnverksamheten, beskriver hon.
– Därför är det inte en universal lösning att bara tillsätta en massa chefer, man måste också fundera på hur. Om man tänker sig att man vill minska mängden medarbetare per chef finns det olika sätt. Man kan absolut bryta upp avdelningar men man kan också börja jobba med mer gemensamt ledarskap, delat ledarskap. Då behöver man kanske inte öka på antalet chefsled, men man får ändå en högre chefstäthet. Så det finns lite olika vägar till målet här, säger Linda Corin.
