Akademikonferens är den gemensamma konferensorganisationen för Uppsala universitet, Sveriges lantbruksuniversitet och Karolinska institutet. I dess regi anordnades 113 konferenser och kongresser 2019 – ingen av dem digital. 2020 anordnades 27, varav 11 var digitala.
Deltagarantalet på dessa kan vara allt från 50 till flera tusen personer, och i övergången från fysisk till digital konferens har deltagarantalet ökat. Utöver minskade kostnader för resor och boende innebär digitala konferenser att utländska deltagare slipper betala deltagaravgiftens 25 procent moms.
– Zoom och Teams lämpar sig inte så väl för sådana större konferenser, men under pandemin har det dykt upp företag som utvecklar andra plattformar där man också kan ha till exempel utställningar och större möjligheter till interaktivitet, säger Tia Eriksson, chef för Akademikonferens.
Behov av nya upphandlingar
Av GDPR-skäl har Akademikonferens bara anlitat svenska företag. Eftersom digitala konferenser förmodligen är här för att stanna, ser Tia Eriksson ett behov av nya, och möjligtvis gemensamma, upphandlingar.
Ute på lärosätena har många digitala konferenser också anordnats med existerande gratisverktyg. Behovet att samla lärdomarna och möta utmaningarna mer gemensamt har fått Nätverket för it i högre utbildning, ITHU, att starta en subgrupp för digitala konferenser.
Projektledaren Markus Schneider vid Karlstads universitet är en av initiativtagarna, och även ansvarig för e-mötestjänster vid Sunet.
– Vi vill nu gå ut i sektorn och lyssna av vad som saknas och hur vi kan lösa detta. Det behövs kunskapsöverföring mellan användarna och vi behöver se om det finns en grund för en gemensam upphandling eller tillhandahållande av fler verktyg, säger han.
Sunet erbjöd sedan tidigare lärosäten en lokalt installerad Zoom-lösning där användardata normalt stannar inom den lokala tjänsten. Innan pandemin var antalet samtida användare 4 000. När vårterminen 2021 började hade det ökat till närmare 300 000.
– Zoom är resultatet av att i elva år ha identifierat gemensamma behov. Köper vi in något riktigt bra för ett stort antal användare är det också bra för erfarenhetsöverföringen, säger Markus Schneider.
