När lärosätena för snart ett år sedan gick över till distansläge förändrades i ett slag sättet att kommunicera. Lärare, forskare, administratörer och studenter kom i hög utsträckning att arbeta på geografiskt skilda platser varvid nya sätt att kommunicera, framför allt via Zoom och Teams, introducerades på bred front.
Men förflyttningen från muntlig kommunikation till digital har pågått mycket längre än pandemin.
– Folk sitter ju och mejlar varandra fast de sitter i samma korridor också, säger Per Hagström som är jurist i botten och journalist på Polistidningen och har startat sajten Allmänhandling.se som ett sidoprojekt.
Inspelade föreläsningar är allmänna handlingar
Coronakrisen har däremot tillfört en rad elektroniska verktyg i den vardagliga verksamheten vilket ökar på de digitala spåren. Det gör i sin tur att det finns mycket mer material lagrat än tidigare. Och mycket av det blir allmänna handlingar som utomstående har rätt att ta del av, vare sig materialet har skapats i mejl, sms, Teams, Zoom eller i något annat verktyg, som lärplattformar.
Är det fråga om kommunikation med någon utanför lärosätet som rör yrkesutövningen blir de elektroniska spåren automatiskt allmänna handlingar, och därmed oftast möjliga för en utomstående att ta del av efter begäran till lärosätet. Det gäller till exempel kommunikation med studenter.
Observera att även inspelade föreläsningar är allmänna handlingar. Också inlägg på sociala medier som anställda vid en myndighet skriver i sin yrkesroll är allmän handling som vid begäran ska lämnas ut till allmänheten.
Interna dokument och kommunikation som är kopplade till ett ärende och som har betydelse för ett beslut, blir allmänna när ärendet är avslutat.
Samtalslistor och chattar lagras
Via mejl förklarar arkivarie Anna Byström vid Mittuniversitetet vilka spår några av de olika digitala kanalerna lämnar efter sig. För e-post finns listor över skickade och mottagna mejl, själva mejlen finns sparade och eventuella bifogade dokument. Detta gäller under förutsättning att e-posten inte är gallrad. Skulle det vara så finns i alla fall en logg.
Om lärosätet har telefoni via Teams är inte samtalen sparade, men det finns samtalslistor. Chattkonversationerna finns lagrade i Teams, där kan man radera sina egna inlägg men inte andras. Bifogade dokument finns i respektive chatt om ingen plockar bort dem.
Anna Byström förklarar också vad som i det här fallet skiljer Zoom från Teams.
– Som vi använder Zoom finns ingen chattfunktion och ingen fillagring, det är ett mötesverktyg och man kan också spela in via Zoom, samt spara ner chatten från ett möte. Filerna (filmer och chatt) lagras där den anställde sparar ner dem och inte i Zoom. Filmade föreläsningar från Zoom lagrar vi exempelvis i videoplattformen Kaltura. Om man inte filmar, och det gör man ju inte i ett vanligt möte, så finns ingen handling. Men en logg ska det finnas över vilka möten som har ägt rum.
Per Hagström tror dock inte att den informella chattkommunikationen mellan kollegor kommer att bli allmänna handlingar i någon större utsträckning.
– Däremot kommer med all sannolikhet metadatan i form av automatiska loggar av exempelvis chattar att bli allmän handling, säger han.
Mer dokumenterat – men utspritt
Digital kommunikation innebär å ena sidan att alltmer blir dokumenterat, å andra sidan att informationen ligger utspridd i en mängd system på myndigheten och kan vara svår att hitta.
– För offentlighetsprincipen är den stora vinsten med digitaliseringen att så otroligt mycket mer är dokumenterat än tidigare, säger Per Hagström.
Principiellt spelar det ingen roll var materialet är lagrat, exempelvis om det ligger ”i molnet” eller på en medarbetares dator.
– Men digitaliseringen medför en fragmentisering i alla olika tekniska system, vilket gör att myndigheterna troligen missar att diarieföra saker. Vissa typer av uppgifter finns inte i det centrala allmänna diariet utan i ett annat verksamhetssystem. Om man som utomstående kommer till universitetet och vill ta del av hur ett beslut har fattats kanske man inte ens vet att det systemet finns, säger Per Hagström.
